Hvordan lage en SharePoint-kobling

Oversikt over SharePoint-koblinger

Delingspunkt er en fantastisk plattform for arbeid. Den har en spesiell funksjon: lenker ! Med disse kan brukere raskt komme til filene og sidene sine.

Du kan lage en kobling med innholdstypen «Link til dokument». Eller du kan lage en snarvei for dokumenter og bruke den som en lenke. Du kan også prøve å tilpasse SharePoint-hyperkoblinger for å gjøre brukervennlige med titler. Eller bruk URL-felttyper for å legge til hyperkoblinger mens du redigerer i lister eller biblioteker. I tillegg kan du deaktivere hyperkoblinger fra å deles utenfor organisasjonen. med URL-innstillingen nedenfor.

Når du oppretter koblinger, er det noen detaljer du må huske på:

• Sjekk tillatelser på mapper og sider.
• Vær forsiktig når du deler sensitiv informasjon via lenke.
• Spør IT eller eksperter hvis du er usikker på om du skal koble til noe.

Følg disse tipsene og lag koblinger i SharePoint på en enkel måte. Test alltid koblingene dine etter opprettelse. Ha det gøy å linke!

Opprette en SharePoint-kobling

For å opprette en SharePoint-kobling må du gå til SharePoint-siden og velge dokumentet eller elementet du vil dele. Deretter klikker du ganske enkelt på Kopier lenke for å generere en delbar lenke. Denne delen om å lage en SharePoint-kobling vil dekke hvordan du gjør disse tingene og mer for å hjelpe deg effektivt å dele viktige dokumenter og informasjon med teamet ditt.

Tilgang til SharePoint-nettstedet

1. Åpne a nettleser
2. Navigere til Office 365 påloggingsside
3. Skriv inn din e-post og passord
4. Finn SharePoint-appen på dashbordet/hjemmesiden, klikk for å starte.
5. På hjemmesiden, bli kjent med brukergrensesnitt og muligheter for samarbeid .
6. Hvis du er ny, ta deg tid til det utforske og forstå hvordan det fungerer .

Opprette lenker i SharePoint er også enkelt: finn dokumentet/filen du vil dele, klikk 'Kopier lenke' fra hurtigmenyen eller 'Få en kobling'.
Velg en av fire tilgjengelige lenker basert på tilgangstillatelsesnivå (Se/Rediger), sikkerhetsalternativer (Alle/spesifikke personer) og utløpsdato .

Aktiver varsler for å holde brukerne orientert om endringer som er gjort i filer/dokumenter. Med bare noen få klikk kan teamet ditt samarbeide sømløst uten problemer med versjonskontroll.

Å få tilgang til SharePoint trenger ikke å være komplisert, bare følg trinnene i denne veiledningen og bruk funksjonene til det fulle. Det har aldri vært enklere å velge!

Velge dokumentet eller elementet

Når du velger et dokument eller element for SharePoint-kobling, er viktige hensyn relevans, formål og tilgjengelighet . Identifiser nøkkelord, konsepter og det overordnede målet for å ta et informert valg. Dette vil legge til verdi til innholdet ditt og forbedre lesernes opplevelse.

hvordan skriver jeg é på tastaturet

Velg et mer grunnleggende format som PDF eller Word i stedet for komplekse interaktive regneark. Bruk tilpassede metadata eller tagger å organisere og kategorisere innhold. Lag relaterte dokumenter for å gi kontekst og bakgrunnsinformasjon. Gjennomtenkt valg gjør SharePoint-koblinger effektiv og brukervennlig .

Klikk på Kopier lenke

Trenger du å dele en SharePoint-fil? Klikker Kopier link er en enkel måte å gi noen tilgang. Dette er hvordan:

1. Gå til filen i SharePoint.
2. Klikk på ellipsen (...) ved siden av filnavnet.
3. Plukke ut Kopier link fra rullegardinmenyen.

På denne måten kan du kopiere lenken og gi den til den som trenger den. Bare husk: alle med lenken kan se eller redigere filen (avhengig av tillatelsesnivå). Så la bare autoriserte personer få det.

Morsomt faktum: Copy Link ble først introdusert i SharePoint 2016. En så liten funksjon, men den har gjort deling av filer mye enklere for folk overalt. Deling er omsorgsfull – med mindre det er en SharePoint-lenke, så må det være trygt!

Deling av SharePoint-koblingen

For å dele SharePoint-koblingen din effektivt, må du vurdere to ting – de riktige tillatelsene og metoden for å dele den. For å gjøre dette effektivt, sjekk de nødvendige tillatelsene du vil gi til kollegaen din. Deretter kan du dele koblingen via e-post eller tekstmelding.

Velge passende tillatelser

De riktige tillatelsene er avgjørende når du deler en SharePoint-kobling. De bestemmer hvem som kan få tilgang til og endre innholdet. Sørg for å gi riktige tillatelser for å unngå uautorisert tilgang.

Kjenn tre typer tillatelser i SharePoint: tillatelsesnivåer, gruppetillatelser og brukertillatelser .

• Tillatelsesnivåer er sett med tillatelser som spesifiserer handlinger som å lese, skrive eller slette.
• Gruppetillatelser gis til en gruppe mennesker med lignende tilgangsbehov.
• Brukertillatelser gis til individuelle brukere.

Riktig tildeling av tillatelser vil garantere personvern for teamet ditt, samtidig som det sikrer suksess. Vurder å gi begrenset eller begrenset tillatelse til eksterne samarbeidspartnere som ikke trenger full tilgang.

TechTarget sier, Tillatelser er basert på en rektors medlemskap i en sikkerhetsgruppe . Det er viktig å kategorisere og administrere brukermedlemskap i sikkerhetsgrupper for enklere sporing og revisjon.

SharePoint-lenker gjør deling enkelt. Men uten riktig oppmerksomhet til tillatelser, kan det føre til datainnbrudd med alvorlige konsekvenser. Velg den rette, med tanke på prosjektbehovene dine.

Sender lenken via e-post eller tekst

Del SharePoint-koblingen med kolleger via e-post eller tekst! Bare kopier fra SharePoint og lim det inn i meldingen. Legg til en melding for å gi kontekst om koblingen.

Sjekk om alle har tilgang eller må gis tilgang før du deler .

Sikkerhet er avgjørende når informasjon på SharePoint-siden er sensitiv eller konfidensiell . Passordbeskytt koblingen eller bruk en kryptert meldingstjeneste.

Proff-tips: Bruk tilpasset hyperkoblingstekst i stedet for en lang URL når du sender SharePoint-kobling i e-post. Ryddigere og enklere for mottakerne å forstå hva de klikker på.

Redigere eller fjerne en SharePoint-kobling

For å redigere eller fjerne en SharePoint-kobling, gå til Administrer koblinger-alternativet. Dette vil gi deg muligheten til å oppdatere eller slette koblingen etter behov. Ved å vite hvordan du utfører disse enkle oppgavene, kan du holde SharePoint-koblingene organiserte og oppdaterte med bare noen få klikk.

Få tilgang til alternativet Administrer koblinger

Gå til alternativet Administrer koblinger for å administrere SharePoint-koblinger . Følg disse instruksjonene:

1. Naviger til siden med lenken
2. Hold musepekeren og klikk på de tre prikkene som vises
3. Velg deretter Rediger kobling eller Fjern kobling

Husk at bare brukere med de riktige tillatelsene kan endre eller fjerne SharePoint-koblinger av sikkerhetsgrunner .

SharePoint 2010 er der det hele begynte! Administrer lenker-funksjonen ble opprettet for å gjøre vedlikehold av nettstedet enklere for alle. Det er et must for å oppdatere og holde innhold ferskt. Det er nå enkelt og stressfritt å oppdatere eller slette SharePoint-koblingen !

Oppdatere eller slette koblingen

Oppdatere eller slette en SharePoint-kobling? Superenkelt! Bare følg disse 6 trinn :

1. Logg inn på nettstedet ditt og naviger til siden.
2. Hold markøren over koblingen for å åpne redigeringsikonet.
3. Oppdater nettadressen eller beskrivelsen, eller velg 'Fjern kobling' for å slette.
4. Klikk 'OK' for å lagre eller 'Avbryt' for å avbryte.
5. Oppdater siden for å bekrefte at koblingen er oppdatert/fjernet.
6. Gjenta for andre lenker som trenger oppdatering/fjerning.

Det er viktig å huske at sletting av en kobling ikke vil slette tilkoblede filer/dokumenter; iverksette ytterligere tiltak etter behov.

I tillegg tilbyr SharePoint versjonshistorikksporing for hver lenke slik at brukere kan gå tilbake til spesifikke versjoner etter behov.

SharePoint kom først ut i 2001 som en del av Microsoft Office, men er nå et frittstående produkt som brukes av organisasjoner over hele verden. Organiser SharePoint-lenkene dine ryddig med etiketter og ingen løse tråder!

hvordan tilbakestille Microsoft Authenticator-appen på ny telefon

Beste praksis for SharePoint-koblinger

For å sikre suksessen til SharePoint-koblingene dine, bruk disse beste fremgangsmåtene. Med bruk av beskrivende koblingsnavn, regelmessig gjennomgang og sletting av koblinger og vedlikehold av passende tillatelser, kan du optimere funksjonaliteten til koblingene dine.

Bruke beskrivende lenkenavn

For effektiv kommunikasjon på SharePoint, Beskrivende lenkenavn er et must . Unngå fraser som klikk her og bruk etiketter som tydelig beskriver sidens innhold. Beskrivende lenkenavn hjelper brukere med å navigere på nettstedet ditt enkelt og gjør det enklere for søkemotorer å lese innholdet ditt.

Når du skriver lenkenavn, fokuser på sidens innhold. I stedet for Klikk her for å lære om tjenestene våre , bruk Utforsk vår omfattende liste over tjenester . Hold etikettene korte, brukervennlige og sjargongfrie.

Sørg for at lenkenavnene dine gjenspeiler det koblede innholdet nøyaktig . Hvis brukere klikker på en lenke med feil informasjon, påvirker det deres opplevelse på nettstedet ditt. Før du publiserer koblinger, må du dobbeltsjekke at etiketten gjenspeiler sideinnholdet.

Beskrivende lenkenavn på SharePoint forbedrer brukeropplevelsen og fordeler SEO. Hold etikettene nøyaktige, konsise og fokusert på sideinnhold . På denne måten vil du lage en lett navigerbar plattform for besøkende.

Regelmessig gjennomgang og sletting av koblinger

Regelmessig sletting av unødvendige koblinger er avgjørende for å holde SharePoint-nettstedet ditt sunt. Her er hva du bør huske på når du gjennomgår og sletter koblinger:

1. Se om lenken fortsatt er relevant og om noen i teamet ditt bruker den.
2. Finn ut om koblingen tar deg til en ødelagt eller utdatert side, og om det finnes en bedre kilde.
3. Se gjennom lenker som er opprettet for midlertidige ting, for eksempel registrering av arrangementer og utløpte tilbud.
4. Bli kvitt dupliserte lenker som fører til det samme innholdet; de kan forvirre brukere og få nettstedet ditt til å se uryddig ut.
5. Lag kategorier for koblingene dine. Legg de som ikke brukes ofte i en arkivmappe.
6. Bruk koblingssporingsverktøy for å overvåke hvilke koblinger som er mest tilgang til av brukere på nettstedet ditt.

Husk at ikke alle lenker må slettes - bare de som ikke er nyttige eller nødvendige. Å rydde opp i SharePoint-nettstedet ditt vil forbedre effektiviteten og brukeropplevelsen.

Proff-tips: Tildel en nettstedseier til å overvåke endringer eller vedlikehold som gjøres på SharePoint-lenker. På denne måten blir ingenting glemt og alt forblir organisert.

Og husk: å gi alle tilgang til alt på SharePoint er som å la hele nabolaget ditt rote gjennom undertøysskuffen din!

Opprettholde passende tillatelser

Det er nøkkelen til å sikre at brukerne bare har tilgang til nødvendig informasjon – konfigurer grupper og tilordne tillatelser basert på roller. Gjennomgå og oppdater disse tillatelsene regelmessig etter hvert som ansatte kommer og går eller roller endres. Vurder automatiske tillatelsesadministrasjonsverktøy for å redusere manuelle oppdateringer.

Et klassisk eksempel på upassende tillatelser skjedde i 2014 da en leverandør av det amerikanske forsvarsdepartementet lekket klassifiserte dokumenter gjennom et usikret SharePoint-nettsted.

Å opprettholde riktige tillatelser er avgjørende for SharePoint-datasikkerhet. Husk å gjennomgå og oppdatere ofte , og bruk automatiske verktøy for å holde bedriften din trygg mot lekkasjer eller brudd.

Konklusjon og oppsummering av trinn

SharePoint er et flott verktøy for bedrifter! Med bare noen få klikk kan du enkelt lage en SharePoint-kobling. Her er en påminnelse om hvordan du gjør det:

1. Gå til SharePoint-nettstedet ditt.
2. Velg filen eller mappen du vil dele.
3. Klikk på Del øverst til høyre.
4. Kopier lenken og del den med kolleger eller lagkamerater via e-post eller meldingsapper.

Ikke glem - du kan tilpasse tillatelser for individuelle filer og mapper. Men det er best å bruke de beste sikkerhetspraksisene.

Husk at å ta de riktige tilgangskontrolltiltakene kan bidra til å beskytte dataene dine. Før du deler koblingene, evaluer og analyser tilgangskrav.

Å lage SharePoint-koblinger hjelper kommunikasjonen i en organisasjon. Dette vil øke produktiviteten og effektiviteten. Ikke la frykten for å gå glipp stoppe deg fra å bruke dette verktøyet. Begynn å lage disse koblingene og bidra til å forbedre samarbeidet mellom teamene.

ofte stilte spørsmål

1. Hva er SharePoint?

SharePoint er en nettbasert samarbeids- og dokumentadministrasjonsplattform utviklet av Microsoft. Den lar brukere opprette og administrere nettsteder, dokumenter, biblioteker, lister og mer.

aka.ms/recoverykey

2. Hvordan oppretter jeg en SharePoint-kobling?

For å opprette en SharePoint-lenke, gå til dokumentet eller filen du vil koble til, klikk på ellipsen (...) i øvre høyre hjørne, og velg Kopier lenke fra rullegardinmenyen. Du kan deretter lime inn lenken der du vil ha den.

3. Kan jeg tilpasse SharePoint-koblingen?

Ja, du kan tilpasse SharePoint-koblingen ved å klikke på Innstillinger-knappen ved siden av koblingen du kopierte, og velge Innstillinger fra rullegardinmenyen. Derfra kan du velge å tillate redigering, angi utløpsdatoer og mer.

4. Hvordan deler jeg en SharePoint-kobling?

For å dele en SharePoint-kobling, kopierer du koblingen som beskrevet ovenfor og sender den til personen eller personene du vil dele den med. Du kan også dele koblingen via e-post, Microsoft Teams eller andre samarbeidsverktøy.

5. Er det mulig å tilbakekalle en SharePoint-kobling?

Ja, du kan tilbakekalle en SharePoint-kobling ved å gå til Innstillinger-menyen for koblingen og velge Endre koblingstillatelser. Derfra kan du fjerne tilgangen for bestemte personer eller grupper, eller til og med endre koblingen slik at den ikke lenger er tilgjengelig.

6. Hvordan administrerer jeg SharePoint-lenker?

Du kan administrere SharePoint-koblinger ved å gå til Lenker-delen av SharePoint-nettstedet ditt. Derfra kan du se alle koblingene du har opprettet, redigere innstillingene deres og til og med slette dem om nødvendig.