50+ gratis og enkle SOP-maler (eksempler på SOP-er for å registrere standardprosedyrer)

Bruk Process Street for å enkelt administrere SOP-malene dine

Vår gratis SOP-mal for raskt og enkelt å skrive nye standardiserte prosedyrer

Du vil ha en mal for å lage dine individuelle prosedyrer og en mal for å lage din prosedyremanual.

Den første er viktigere enn den andre. Det er derfor vi har satt det i begynnelsen av artikkelen:

Som du kan se, viser malen deg hvordan du kommer i gang med å lage en ny prosedyre fra bunnen av.

Linken til malen er her:

Standard driftsprosedyre (SOP) malstruktur

Og den malen kan deretter veilede deg gjennom å lage dine første standard operasjonsprosedyrer. Den er fylt med ekstra ressurser og eksempler på beste praksis i tilfelle du trenger dem.

Du kan legge til malen på kontoen din gratis, redigere den og deretter enten kjøre den som en sjekkliste i Process Street, eller eksportere den som PDF når du er ferdig. Lett.

Lenger ned i artikkelen vil du se noen eksempler på prosedyremanualer vi også har laget. Men her er noen hurtigkoblinger i tilfelle du ikke vil rulle:

• Minimanuell struktur
• Eksempel utfylt minimanual

Hvordan skrive standard operasjonsprosedyrer i 16 enkle trinn

For å hjelpe deg med å bruke malene dine når du har lastet dem ned, gir vi deg disse 16 trinn for å skrive effektive standard driftsprosedyrer .

Du kan bruke dem innenfor rammen av et tradisjonelt SOP-rammeverk, som følger ISO 9001-standardene, eller du kan bruke dem til å lage prosessene som passer best til dine spesielle behov på dette tidspunktet i bedriftens reise.

Å skrive standard driftsprosedyrer trenger ikke å være en slitsom oppgave. Hvis du følger våre samarbeidsretningslinjer, kan det til og med være ganske morsomt! (Moro ikke garantert)

1. Forstå hvordan du vil presentere SOP-ene dine . Dette trinnet handler om å velge malen din for å passe behovene til prosessen. I enkelte bransjer vil du ha krav som du må forholde deg til. Utformingen av SOP-ene dine vil bli påvirket av hva slags informasjon du trenger å vise. Undersøk hvilke internasjonale standarder som gjelder for virksomheten din.
2. Samle relevante interessenter . For å kartlegge prosessene som er i bruk i selskapet på riktig måte, må du ha relevante medlemmer av selskapet tilstede. Disse standard driftsprosedyrene må reflektere virkeligheten slik at de kan tilpasses og optimaliseres for å forbedre virkeligheten.
3. Utfør formålet ditt . Dokumenterer du standard operasjonsprosedyrer for å overholde industristandarder? Eller er du sikker på at operasjonene dine allerede følger, trenger du bare å dokumentere dem? Gjør du dette ut fra en generell prosessoptimalisering? Å vite svarene på spørsmål som disse vil hjelpe deg med å prioritere tilnærmingen din.
4. Bestem strukturen til SOP-en din . Det er forskjellige former et SOP-dokument kan ha. Før du starter en, må du forstå om dette skal være en manual, en minimanual eller et prosedyredokument. Jo større bedriften din er, desto mer sannsynlig er det at du lager en utrolig dybdehåndbok.
5. Forbered omfanget av prosedyren . Hvis du bare kartlegger én prosedyre i dokumentet du jobber med, må du forstå nøyaktig hvor prosedyren starter og hvor den slutter. Det er viktig å tydelig definere omfanget for å redusere overlapping med andre prosedyredokumenter. Å ikke gjøre det vil føre til ineffektivitet.
6. Bruk en konsekvent stil . Dette er mer skriveråd, men du må tenke over formålet med dokumentet for å forstå hvordan det skal skrives. Hvis dette er et dokument som kun brukes for å demonstrere for bransjen at du har dokumenterte SOP-er, så vil kanskje språket være teknisk og banalt. Men hvis arbeidere skal bruke dette dokumentet som et referansepunkt, må du gjøre språket klart og handlingsdyktig.
7. ✍️ Bruk riktig notasjon, hvis aktuelt . Det kan godt være standardiserte former for formidlingsprosesser i din bedrift, men hvis ikke kan du begynne å implementere dem. Forretningsprosessmodell og notasjon (BPMN) gir en universell måte å forklare prosesser i en kortfattet visuell stil.
8. Arbeid gjennom alle nødvendige trinn i prosessen . Vurder prosessen fra start til slutt og noter ned hver oppgave som kreves underveis for å fullføre prosessen. Dette kan gjøres i form av en punktliste med penn og papir eller en notatapp .
9. ⚠️ Prøv å vurdere potensielle problemer i prosessen. Hvis du ønsker å forbedre prosessen mens du arbeider gjennom dokumentasjonen, er det nå en god mulighet til å gjøre det. Vurder de grunnleggende trinnene du har registrert og spør om noe annet kan legges til eller fjernes. Hvis noe skulle gå galt i prosessen, hvor ville det skje? Hvor skjer det i det virkelige liv for øyeblikket?
10. Bestem beregninger som SOP-er kan bedømmes mot . Dette er en flott mulighet til å gjøre standard operasjonsprosedyrer handlingsdyktige og finne en måte å vurdere deres positive virkning. Hvilke beregninger du velger å bruke vil avhenge av prosessen du dokumenterer. Nøkkelberegningene kan være relatert til ytelse eller hastighet eller en formel som bruker begge disse variablene.
11. Test prosessen . For å sikre at standard operasjonsprosedyrer du har dokumentert er de mest effektive, test prosessen med de ansatte som påtar seg disse oppgavene på en daglig basis. Sørg for at de er i stand til å gi tilbakemelding på prosedyrene som presenteres, slik at du kan gjøre endringer i prosessen, prosedyrene eller rett og slett dokumentstilen før innsending.
12. ✉️ Send prosessen til overordnede . Send inn prosessen for gjennomgang av linjelederen din. Alternativt, hvis du ikke har en linjeleder, kan du finne en kollega hvis tilbakemeldinger du verdsetter og sende SOP-dokumentet til dem før du erklærer det som fullstendig.
13. Avklare metoden for å optimalisere prosessen . Et standard driftsprosedyredokument bør spore sine egne revisjoner over tid. Det er imidlertid nyttig å ha et generelt system på plass for å styre disse revisjonene og hvordan og når de skjer. Å lage en prosess for prosessoptimalisering er et effektivt middel for å levere denne iterative endringen.
14. ‍♀️ Kjør en risikovurdering på prosessen. En prosess involverer personer eller data eller noe et sted som kan bli skadet, skadet eller tapt. Sørg for å kjøre en risikovurdering på prosessene dine for å sikre at du ikke åpner opp for bedriftens risikoeksponering.
15. Vurder å lage et flytdiagram . Et visuelt hjelpemiddel for å hjelpe andre mennesker til å forstå oversikten over prosessen vil vise seg nyttig for folk som både vurderer og følger prosessen presentert i standard operasjonsprosedyrer. Å inkludere en øker det brukervennlige nivået på dokumentet.
16. ✅ Fullfør og implementer SOP-ene . Når alle deltakere og interessenter har meldt seg på dokumentet og folk har samtykket til bruken, implementer standard driftsprosedyredokumentet for den nødvendige prosessen og arkiver dokumentet på riktig måte.

Bruk av Process Street for SOP-ene dine

Det finnes måter du kan bruke en Process Street-mal på effektivt for å dokumentere standard driftsprosedyrer. Den viktigste fordelen med å bruke Process Street til dette er det hver prosess kan kjøres som en sjekkliste av personalet medlemmer som følger prosedyrene.

Å finne en måte å balansere den standardiserte utformingen av standard driftsprosedyredokumenter og de vanlige handlingsbare egenskapene til Process Street vil tillate deg å spare betydelig prosessdokumentasjonstid etter hvert som bedriften din går fremover.

Den enkleste måten å begynne å jobbe mot standard driftsprosedyrer med Process Street på er å begynne å dokumentere prosessene dine.

Ikke alle dokumenterte prosesser trenger å overholde ISO-diktater . Innenfor Process Streets system fungerer en mal som standardprosedyrer for en bestemt oppgave. Du kjører deretter sjekklisten fra den malen når du gjennomfører prosessen uten at det påvirker den originale dokumentasjonen. Innerst inne er det nøyaktig hva standard operasjonsprosedyrer er i den virkelige verden.

Hvis prosessene dine er godt dokumentert, har du fått en god start. Hvis prosessene dine er handlingsdyktige, er de det mye større sannsynlighet for å bli overholdt . Ingen liker å plukke opp en SOP-manual og sortere gjennom side etter side for å finne noe nyttig.

Med Process Street unngår du den barrieren og øker sjansen for at noen følger prosedyrene riktig. Kort sagt, å kjøre SOP-ene dine gjennom Process Street bidrar til å forbedre prosessoverholdelsen.

Her er et eksempel på Process Street SOP-mal :

Denne malen er laget for overholde ISO-9001:2015 Quality Mini-Manual-standardene .

Klikk her for å få tilgang til denne malen i en ny fane!

Du kan også finne en fullstendig utfylt versjon av malen her:

• Standard minihåndbok for et markedsføringsselskap

Som en mal kan du redigere den som du vil og erstatte teksten du blir bedt om å erstatte. De første delene dekker nøkkelinformasjonen knyttet til malen, mens prosedyredelen der prosessen er dokumentert følger.

Hvis du ønsker å bruke denne malen på et daglig nivå, kan du lagre en hovedkopi i en SOPs-mappe i Process Street og lage en kopi av malen som kan eksistere i en annen mappe for bruk av et team. Laget ditt kunne da kjør den kopierte malen som en sjekkliste hver gang de kommer for å påta seg oppgaven.

Dette vil være en måte å gjøre malen din på i organisasjonen din når SOP-ene er dokumentert.

Hvis du vil lese mer om å bruke Process Street til å kjøre et ISO-standard kvalitetsstyringssystem, sjekk ut noen av disse lenkene:

Process Street SOP-maler for alle bransjer og sektorer

Klikk på rullegardinpilene for å få tilgang til SOP-maler relatert til den bransjen. Husk at det er mange flere maler tilgjengelig fra sjekklistemalbiblioteket vårt!

⬇️ Klikk her for å se Process Streets ferdige SOP-maler for markedsføring

Kundeonboarding for et markedsføringsbyrå (SOP-mal)

Klikk her for å åpne Client Onboarding For A Marketing Agency-malen i en ny fane!

AB-testing (SOP-mal)

Klikk her for å åpne AB-testmalen i en ny fane!

Opprette et nyhetsbrev (SOP-mal)

Klikk her for å åpne malen for å lage et nyhetsbrev i en ny fane!

⬇️ Klikk her for å se Process Streets ferdige IT SOP-maler

E-postserversikkerhet (SOP-mal)

Klikk her for å åpne e-postserversikkerhetsmalen i en ny fane!

Beste praksis for sikkerhetskopiering av klientdata (SOP-mal)

Klikk her for å åpne malen for beste praksis for sikkerhetskopiering av klientdata i en ny fane!

Enterprise Password Management Checklist Mal (SOP-mal)

Klikk her for å åpne malen for sjekkliste for Enterprise Password Management i en ny fane!

⬇️ Klikk her for å se Process Streets ferdige SOP-maler for detaljhandel

Sjekkliste for introduksjon av ansatte i detaljhandel (SOP-mal)

Klikk her for å åpne malen for sjekkliste for detaljistansatte i en ny fane!

Produktoppføring for netthandel (SOP-mal)

Klikk her for å åpne e-handelsproduktoppføringsmalen i en ny fane!

Sjekkliste for daglig åpning av butikk (SOP-mal)

Klikk her for å åpne malen for sjekkliste for daglig historie i en ny fane!

⬇️ Klikk her for å se Process Streets ferdige konstruksjons-SOP-maler

Byggeforslagsmal (SOP-mal)

Klikk her for å åpne byggeforslagsmalen i en ny fane!

Byggefremdriftsrapport (SOP-mal)

Klikk her for å åpne malen for byggefremdriftsrapport i en ny fane!

Gratis Microsoft Word-maler for å bygge SOP-ene dine

Den tradisjonelle veien å ta når noen ønsker å begynne å dokumentere sine standard operasjonsprosedyrer er å begynne oppgaven i et tekstbehandlingssystem og lage en serie med mindre dokumenter som til slutt kan samles til en større manual.

I bunn og grunn, det er som å skrive en bok .

Den første malen vi presenterer er en av de mest nyttige. Jeg skal forklare hvorfor.

En generell mal med veiledende notater

Standard operasjonsprosedyrer er viktige i alle bransjer, men spesielt verdsatt innenfor helsevesenet. Liv står på spill og uttalte prosesser må følges svært nøye.

Mer enn bare å være en mal du kan legge inn informasjon i, inneholder dette dokumentet uthevet tekst i hver seksjon som forklarer deg hvordan du skal gå til hver oppgave.

I denne forstand fungerer dokumentet som både en skrivemal og en skriveveiledning ; veilede brukeren tydelig og konsist gjennom dokumentet.

Flere NHS standard operasjonsprosedyremaler

For å fullføre våre generelle standard driftsprosedyremaler, skal vi gå tilbake til maler designet av University of Oxford for bruk i National Health Service i Storbritannia.

Vi vil presentere en rekke flere nisjemaler som er tilpasset spesifikke formål. Disse bør vise deg hvordan du konstruerer komplekse SOP-er samtidig som du får malene du kan bruke i virksomheten din hvis du har disse behovene.

Excel database design

Denne malen fungerer som et eksempel på SOP for hvordan standardisere oppsettet av databaser i Microsoft Excel .

Det spesifikke fokuset til denne malen er å sette opp databasen for medisinske forskningsformål, men strukturen kan tilpasses for å passe alle databasebehov. Den virkelige detaljen ligger i prosedyrene som du kan skrive for å passe dine spesifikke behov.

Risikovurdering SOP-maler for å gjennomgå prosedyrene dine

Forhåpentligvis vil du nå føle deg ganske komfortabel med det som kreves av standard operasjonsprosedyrer og hvordan du kan nærme deg dem.

Ingen standard operasjonsprosedyre er imidlertid fullført før risikovurderinger er fullført.

Som sådan, vi har inkludert 5 lenker her som du kan utforske . Vi har to maler spesielt rettet for risikovurdering av standard driftsprosedyrer pluss ett eksempeldokument for å vise deg hvordan den ferdige versjonen kan se ut. Vi har da to mer generelle risikovurderinger for de av dere som ikke ønsker å oppnå ISO-nivåer, og som utfører en mer uformell dokumentasjonsprosess.

Premium SOP-maler

Hvis du er på markedet med de mest omfattende SOP-malene av høy kvalitet (les dyre) der ute, trenger du ikke lete lenger enn Bizmanualz-samlingen skrevet av Chris Anderson, DBA, LSSBB.

Bizmanualz er et premium-bibliotek med SOP-maler levert i ulike formater (inkludert Word) med produkter som spenner fra en enkelt prosedyremal til en hel bedriftshåndbok.

Fra komplette CEO- og CFO-håndbøker til avdelingsspesifikke prosedyremaler som regnskaps-, finans- og IT-policyprosedyremanualer, Bizmanualz er den mest omfattende SOP-samlingen som finnes.

Vi har blitt imponert over det uttømmende Bizmanualz-biblioteket som kan skilte med over 1200 SOP-maler. Prosedyremanualene dekker kjerneavdelingene i en virksomhet, og omfatter 7000+ sider med detaljert prosedyredokumentasjon, alt tilgjengelig for umiddelbar digital nedlasting.

Vi elsker også at de tilbyr en prøve som du kan få gratis.

Velg riktig SOP-mal og kom i gang

Så mye som det kan være skremmende når du begynner å skrive standard driftsprosedyrer for første gang, håper vi disse malene, forklaringene og eksemplene har gjort oppgaven litt klarere.

Når du gjenkjenner de delte strukturene mellom forskjellige maler, kan du begynne å se hva som er essensielle elementer og hva som er valgfrie inkluderinger.

Med den kunnskapen i tankene kan du se forbi det unødvendig omfattende språket brukes normalt i SOP-er for å se at de bare er veldig grundige prosessdokumenter.

Så velg en mal – eller to – og begynne å dokumentere din første prosedyre .

Før du vet ordet av det, har du en hel ISO-nivåhåndbok på hendene!

Har du skrevet standard driftsprosedyrer tidligere? Hvilke ressurser vil du anbefale for noen som nærmer seg det for første gang? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor!