Microsoft Excel arbeidsflyter er en reell ting som eksisterer. Visste du at? det gjorde jeg ikke. Jeg trodde Excel bare var for å lage diagrammer og grafer, men det er sant!
Du kan faktisk lage arbeidsflyter ved hjelp av Excel. Og det trenger ikke være spesielt komplisert heller. Jeg trodde det ville være fryktelig vanskelig, men en grunnleggende arbeidsflyt kan lages ved å følge 15 enkle trinn.
I denne artikkelen skal jeg bryte ned trinnene for å bygge en Excel-arbeidsflyt sammen med hva du kan bruke dem til.
Vi vil også diskutere om Excel-arbeidsflyter virkelig er oppdaterte i den moderne arbeidsflytverdenen, og se på noen gode alternativer.
La oss gå!
Hva er en arbeidsflyt?
For å starte, la oss gå tilbake til det grunnleggende og bryte ned hva en arbeidsflyt faktisk er.
En arbeidsflyt er en sekvens av sammenkoblede trinn eller oppgaver som er nødvendige for å fullføre en bestemt prosess eller oppnå et bestemt mål. Det representerer flyten av aktiviteter, informasjon og ressurser i en organisasjon eller individs arbeidsmiljø.
Arbeidsflyter er utviklet for å strømlinjeforme og automatisere repeterende eller komplekse oppgaver, og sikre at arbeidet skrider frem effektivt og konsekvent. De gir et strukturert rammeverk som definerer rekkefølgen, avhengighetene og interaksjonene mellom ulike aktiviteter involvert i en prosess.
Arbeidsflyter kan være manuelle eller automatiserte, avhengig av kompleksiteten og tilgjengeligheten av verktøy eller programvare for å støtte prosessen. Automatiseringsverktøy, inkludert programvareapplikasjoner eller arbeidsflytstyringssystemer, kan bidra til å automatisere og effektivisere oppgaver, redusere manuell innsats og menneskelige feil.
Hvordan lage en arbeidsflyt i Excel
Å lage arbeidsflyter med Excel er ikke like enkelt som å bruke arbeidsflytprogramvare, fordi det ikke var designet for å være et arbeidsflytverktøy, det er et regnearkverktøy. Imidlertid er det fortsatt måter du kan lage og til og med automatisere arbeidsflyter ved hjelp av Excel, så la oss se på prosessen steg for steg.
kroger tilbakemelding 50 drivstoffpoeng undersøkelse
Trinn 1: Identifiser arbeidsflyten
Bestem den spesifikke prosessen eller oppgaven du vil effektivisere ved hjelp av Excel . Det kan være alt fra dataregistrering og analyse til prosjektledelse eller lagersporing.
Trinn 2: Definer innganger og utganger
Identifiser inndataene (data, skjemaer eller andre ressurser) som kreves for å starte arbeidsflyten og de ønskede utdataene (rapporter, beregninger eller varsler) du forventer av prosessen.
Trinn 3: Planlegg trinnene
Bryt ned arbeidsflyten i individuelle trinn eller trinn. Vurder rekkefølgen og avhengighetene til hvert trinn. For komplekse arbeidsflyter må du kanskje bruke flytskjemaer eller diagrammer for å visualisere prosessen.
Trinn 4: Lag regneark
Åpne en ny Excel-arbeidsbok og lag regneark for hvert trinn i arbeidsflyten. Navngi hvert regneark beskrivende for å representere formålet.
Trinn 5: Design skjemaer for dataregistrering
Hvis arbeidsflyten din involverer trinn 6: Skriv inn data
Begynn å legge inn data i de riktige regnearkene eller skjemaene. Avhengig av arbeidsflyten din, må du kanskje legge inn data manuelt eller importere dem fra eksterne kilder.
Trinn 7: Bruk formler og funksjoner
Utnytt Excels formler og funksjoner for å automatisere beregninger, datamanipulering og dataanalyse. Bruk funksjoner som
- SUM
- GJENNOMSNITT
- HVIS
- VLOOKUP
å utføre beregninger og generere ønskede utganger.
Trinn 8: Bruk formatering og betinget formatering
Formater dataene dine riktig for å forbedre lesbarheten. Bruk betinget formatering for å fremheve spesifikke forhold eller mønstre i dataene dine.
Trinn 9: Lag visualiseringer
Trinn 10: Bruk makroer
Hvis arbeidsflyten krever repeterende oppgaver, bør du vurdere å bruke makroer for å automatisere dem. Makroer kan tas opp eller skrives ved hjelp av VBA (Visual Basic for Applications) for å utføre handlinger og utføre spesifikke oppgaver med et klikk på en knapp.
Trinn 11: Implementer datavalidering
Bruk regler for datavalidering for å sikre dataintegritet. Bruk valideringsteknikker for å begrense dataregistrering til bestemte områder, formater eller lister.
Trinn 12: Legg til hyperkoblinger og navigering
Hvis arbeidsflyten din innebærer å hoppe mellom ulike deler av arbeidsboken, kan du opprette hyperkoblinger eller navigasjonsknapper for å gjøre det enkelt å navigere.
Trinn 13: Test og gjenta
Når arbeidsflyten er satt opp, test den grundig for å sikre at den fungerer som forventet. Identifiser eventuelle problemer eller områder for forbedring, og gjør nødvendige justeringer for å optimalisere arbeidsflyten.
Trinn 14: Dokumenter arbeidsflyten
Lag tydelig dokumentasjon som beskriver arbeidsflyten, dens formål og trinnene som er involvert. Inkluder instruksjoner om hvordan du bruker og vedlikeholder arbeidsflyten for å sikre konsistens.
Trinn 15: Tren brukere (hvis aktuelt)
Hvis andre skal bruke arbeidsflyten, gi opplæring for å sikre at de forstår hvordan de skal bruke og følge arbeidsflyten effektivt. Sørg for at de vet at det er mer enn et enkelt regneark.
Husk at arbeidsflyter i Excel kan variere fra enkle til komplekse. Start med en enkel prosess og legg gradvis til kompleksitet etter hvert som du blir mer kjent med Excels funksjoner og muligheter. Det er til og med noen maler som du kan sjekke ut !
Brukstilfeller for Excel-arbeidsflyt
Excel er et allsidig verktøy som kan brukes på ulike arbeidsflytbrukssaker på tvers av bransjer og funksjoner. Her er fem vanlige brukstilfeller der Excel-arbeidsflyter kan forbedre effektiviteten og strømlinjeforme prosesser betydelig:
Datainntasting og analyse
Excel er mye brukt for dataregistrering og analyseoppgaver ved å lage strukturerte dataregistreringsskjemaer, bruke datavalidering og bruke formler og funksjoner. Du kan automatisere beregninger, utføre dataanalyse og generere rapporter.
Prosjektledelse
Excel er et verdifullt verktøy for prosjektledelse, som lar deg planlegge, spore fremdrift og administrere prosjektrelaterte data. Du kan lage Gantt-diagrammer, oppgavelister og tidslinjer for å visualisere prosjektplaner.
Den har betinget formatering som kan brukes til å markere milepæler, tidsfrister og kritiske veier. Ved å integrere prosjektdata med formler og funksjoner kan du automatisere beregninger, overvåke ressursallokering og spore prosjektutgifter.
Budsjettering og økonomisk planlegging
Excel brukes ofte til arbeidsflyter for budsjettering og økonomisk planlegging. Du kan lage omfattende budsjettmaler, spore utgifter, forutse inntekter og beregne økonomiske nøkkeltall.
Dens innebygde funksjoner, som SUM, AVERAGE og IF, lar deg utføre beregninger og analysere økonomiske data. Ved å koble sammen regneark og bruke Excels datavalidering kan du sikre nøyaktig og konsistent økonomisk planlegging.
Lagerstyring
For arbeidsflyter for lagerstyring kan du spore og administrere lagernivåer, lagerbevegelser og omordne punkter. Den betingede formateringsfunksjonen kan fremheve lave lagernivåer eller kommende etterbestillingsdatoer. Ved å bruke formler og funksjoner kan du automatisere lagerberegninger, for eksempel ombestillingsmengde og total varebeholdning.
Menneskelige ressurser
Excel er verdifullt for arbeidsflyter for menneskelige ressurser (HR), inkludert håndtering av ansattes data, oppmøtesporing, medarbeiderombordstigning og ytelsesevalueringer. Den kan brukes til å lage ansattdatabaser, registrere personlige detaljer, spore permisjoner og beregne lønn.
Ved å bruke formler og funksjoner kan du automatisere oppmøteberegninger, generere rapporter og utføre HR-analyser. Betinget formatering kan brukes til å identifisere forfalte evalueringer eller opplæringskrav.
Excel arbeidsflytfunksjoner
Her er en oversikt over noen av Excels funksjoner vi allerede har sett i brukstilfellene, sammen med noen andre virkelig nyttige:
Datainntasting og validering
Excel gir et brukervennlig grensesnitt for dataregistrering. Du kan designe tilpassede dataregistreringsskjemaer ved å bruke Excels funksjoner som datavalidering, rullegardinlister og inndatabegrensninger. Dette sikrer at data som legges inn i arbeidsboken følger spesifikke regler eller samsvarer med forhåndsdefinerte kriterier.
Beregninger og formler
Du kan bruke formler til å utføre grunnleggende aritmetiske operasjoner, samle data, utføre betingede beregninger og mer. Disse beregningene kan bygges inn i arbeidsflyten din for å generere utdata og strømlinjeforme prosesser.
Betinget formatering
Betinget formatering lar deg fremheve spesifikke forhold eller mønstre i dataene dine. Ved å sette opp regler kan du automatisk formatere celler basert på kriteriene du definerer.
Dette kan være nyttig for visuelt å identifisere viktige data, feil eller trender, noe som gjør det lettere å analysere og tolke informasjonen.
Dataanalyse
Det finnes ulike dataanalyseverktøy, for eksempel pivottabeller, Power Query og Power Pivot, som lar deg analysere og transformere store datasett effektivt. Disse verktøyene kan hjelpe deg med å filtrere, sortere, gruppere og oppsummere data for å trekke ut meningsfull innsikt.
Betinget logikk og automatisering
De betingede logiske funksjonene og funksjonene, som IF-setninger, nestede funksjoner og makroer, lar deg automatisere prosesser og lage arbeidsflyter for beslutningstaking.
Ved å sette opp betinget logikk kan du instruere Excel til å utføre forskjellige handlinger basert på spesifikke forhold. Makroer, opprettet ved hjelp av VBA, lar deg automatisere repeterende oppgaver og utføre en rekke handlinger med et enkelt klikk.
Hvorfor Excel ikke er det beste stedet å lage arbeidsflyter
Selv om Excel kan være et nyttig verktøy for visse arbeidsflyter, er det begrensninger som kan gjøre det mindre egnet for komplekse eller skalerbare arbeidsflyter. Her er noen grunner til at Excel kanskje ikke er det beste valget for arbeidsflyter i visse scenarier:
Begrenset skalerbarhet
Excels skalerbarhet er begrenset av størrelsen og kompleksiteten til dataene og antall brukere som får tilgang til arbeidsboken.
Store datasett eller arbeidsflyter som involverer omfattende beregninger kan forårsake ytelsesproblemer og senke applikasjonen. Ettersom arbeidsflyten øker i kompleksitet og antall brukere øker, kan Excel bli mindre effektiv og mer utsatt for feil.
Mangel på sanntidssamarbeid
Selv om Excel tilbyr samarbeidsfunksjoner, for eksempel delte arbeidsbøker og sporendringer, er det ikke laget for samarbeid i sanntid. Flere brukere kan ikke jobbe samtidig med den samme Excel-arbeidsboken, og oppdateringer gjort av én bruker er kanskje ikke umiddelbart synlige for andre.
Begrenset automatisering av arbeidsflyt
Excel gir grunnleggende automatiseringsfunksjoner gjennom formler, funksjoner og makroer. Å lage komplekse og sofistikerte automatiserte arbeidsflyter kan imidlertid kreve mer avanserte verktøy eller programmeringsspråk.
Excels automatiseringsevner er kanskje ikke tilstrekkelige for arbeidsflyter som involverer intrikat betinget logikk, integrasjon med eksterne systemer eller kompleks datamanipulering.
Dataintegritet og sikkerhetsrisikoer
Excel-filer kan være utsatt for problemer med dataintegritet, spesielt når flere brukere jobber med samme arbeidsbok samtidig.
Samtidig redigering, feil formelreferanser eller utilsiktet sletting av data kan føre til datainkonsekvenser og feil. I tillegg kan filer mangle robuste sikkerhetsfunksjoner, noe som gjør dem sårbare for uautorisert tilgang eller datainnbrudd.
hvordan speile et bilde i word
Alternativer til Excel arbeidsflyter
Hvis Excel-arbeidsflytene fungerer bra for deg, flott! Jeg er ikke her for å regne på paraden din. Du gjør det som er best for deg og teamet ditt. Gå frem!
Men hvis du har prøvd Excel-arbeidsflyter og de ikke passer for deg, bør du vurdere dette alternativet: programvare for arbeidsflytadministrasjon.
Jeg berørte det litt i den første delen da vi definerte arbeidsflyter, men det er verdt å se litt nærmere på. Excel ble ikke designet for arbeidsflytadministrasjon. Selv om den har evnen til å gjøre det, kan å sette opp og vedlikeholde den bli veldig komplisert veldig raskt.
Programvare for arbeidsflytadministrasjon er utviklet for å gjøre arbeidsflyter for bygningsautomatisering raske og enkle. De er mye mer brukervennlige, kommer med mange av de samme funksjonene som Excel, men med mindre manuell oppsett, og de tillater samarbeid i sanntid.
Process Street er et utmerket arbeidsflytverktøy som du kan bruke i stedet for Excel, og hvis du vil se det i aksjon og oppleve hvor annerledes det er, bestill en gratis demo! Et medlem av teamet viser deg gjerne hvordan det fungerer og hvordan det kan forbedre arbeidsflytene dine.
