Hvordan lage en arbeidsflyt i SharePoint

Oversikt over SharePoint Workflow

SharePoint arbeidsflyt kan forenkle forretningsprosesser med automatisering. Det hjelper med å spore prosedyrer, administrere ressurser og overføre kunnskap. Forhåndsbygde arbeidsflyter som godkjenningsprosesser og forespørselsbehandling er tilgjengelige. Men å tilpasse arbeidsflyter med Power Automate kan hjelpe organisasjoner med å få enda mer ut av det.

Slik oppretter du en arbeidsflyt i SharePoint:

1. Gå til nettstedet du vil legge til arbeidsflyten til.
2. Naviger til siden for nettstedinnstillinger.
3. Velg 'sidefunksjoner' fra 'nettstedshandlinger'-menyen.
4. Klikk på 'Opprett en arbeidsflyt i SharePoint-designer'.

SharePoint-designer lar deg tilpasse aspekter av en arbeidsflyt visuelt. Hold øye med forhold som starter arbeidsflyten og tildel oppgaver til ansvarlige personer. For å få mest mulig ut av automatisering, bruk Power Automate-maler for å forenkle prosesser.

Gjør arbeidsflyten enkel med disse SharePoint-oppsetttipsene!

Sette opp en arbeidsflyt i SharePoint

For å sette opp en arbeidsflyt i SharePoint med definerte mål og identifiserte prosesser og deltakere, må du følge de riktige trinnene. I denne delen vil vi kort diskutere underdelene for å definere mål for arbeidsflyten, identifisere prosess og deltakere, utforme arbeidsflyttrinn og handlinger og lage arbeidsflytmaler. Disse trinnene vil gi en omfattende løsning for å lage en arbeidsflyt i SharePoint.

Definere mål for arbeidsflyten

For å sikre suksess i Delingspunkt , må målene være klart definert. Mål bør være realistiske og fokusere på organisasjonens behov. Involver sluttbrukere tidlig i å definere KPIer eller andre suksessmål. I tillegg, trygghet og sikkerhet må tas i betraktning.

Pro tips: Sørg for at alle interessenter er involvert i å etablere mål for å få buy-in og holde alle på rett spor. Krydre arbeidsflytdetektivarbeid med Delingspunkt !

Identifisere prosess og deltakere

Identifiser prosessen og deltakerne for å få arbeidsflyten din til å gå jevnt i SharePoint. Bestem trinnene som kreves og hvem som skal være en del av hvert trinn. God kommunikasjon med alle involverte vil gjøre prosessen bedre, redusere feil og skape ansvarlighet.

Nøkkeltrinn for å oppnå dette:

1. Tildel roller og ansvar.
2. Involver interessenter slik at alle kjenner sine oppgaver og kan bidra.
3. Sett opp et rammeverk for å spore milepæler og måle fremgang.

Gjennomgå arbeidsflyten regelmessig. Valider prosessen og se etter forbedringsmuligheter. Veilederanmeldelser viser åpenhet mellom ansatte.

Til suksess:

• Identifisere prosessen og deltakerne
• Tildel roller og ansvar
• Spor milepæler og involvere interessenter i å skape og gjennomgå prosesser

Få den perfekte rekkefølgen av handlinger med en trinn-for-trinn-guide.

Utforme arbeidsflyttrinn og handlinger

Når du designer en arbeidsflyt, definere målet og bestemme ønsket resultat . Identifiser deretter de enkelte oppgavene og hvem som skal ha ansvaret for dem. Skisser godkjenningene, anmeldelsene og varslene ved hvert trinn. Bygg og test arbeidsflyten .

Husk det ressurser, tidslinjer og risikoer alle påvirker designet. Vi hjalp en kunde med ineffektive manuelle prosesser i deres regnskapsavdeling ved å lage arbeidsflyter tilpasset deres behov. Dette sparte tid og penger, med økt nøyaktighet på alle trinn – noe som resulterer i tusenvis av dollar spart per år! Så la oss begynne å organisere – det er på tide å være en arbeidsflytveiviser!

Opprette arbeidsflytmaler

Å lage arbeidsflytmaler er et must for enhver SharePoint-administrator. Det automatiserer prosesser, sparer tid og øker effektiviteten. Her er hva du skal gjøre:

hvordan slette dokumenter i word

1. Gå til Nettstedhandlinger> Nettstedinnstillinger> Nettstedmaler.
2. Klikk på Opprett fra eksisterende nettstedmal og velg Arbeidsflytprosess.
3. Fyll inn detaljer som navn, beskrivelse og gruppenavn. Klikk deretter OK.
4. Tilpass malen ved å legge til betingelser eller handlinger.
5. Publiser malen og bruk den på flere nettsteder.

Husk at å lage en arbeidsflytmal krever en teknisk forståelse av SharePoint Designer eller Visual Studio . Men det er mange nettressurser med trinn-for-trinn-veiledning.

SharePoint har også en flott funksjon der brukere kan spore dokumentendringer . Når en ny versjon av en fil er lagret i et godkjent bibliotek eller en godkjent liste, a E-postoppdateringsvarsel for arbeidsflytmal sendes til utvalgte brukere.

I 2013 gjorde Microsoft det enda enklere å implementere automatiserte prosesser med Gjenbrukbare arbeidsflyter . Dette gjør det mer skalerbart å lage arbeidsflytmaler og reduserer oppgaver for administratorer.

Å starte en arbeidsflyt i SharePoint er som å fyre av automatiserte oppgaver med en velsmurt maskin!

Starte en arbeidsflyt i SharePoint

Følg disse trinnene for å starte en arbeidsflyt i SharePoint med underseksjonene lansering, overvåking og sporing av fremdrift og håndtering av unntak og feil. Start først en arbeidsflyt ved hjelp av SharePoint-menyalternativene. Når den er lansert, hold et øye med fremdriften ved å bruke overvåkings- og sporingsfunksjonen. Til slutt, vær forberedt på å håndtere eventuelle unntak eller feil som kan oppstå under prosessen.

Lansering av en arbeidsflyt

Å starte en arbeidsflyt i SharePoint er en enkel måte å automatisere kjedelige oppgaver på! Her er 5 enkle trinn for å komme i gang:

1. Åpne SharePoint-nettstedet der arbeidsflyten skal startes
2. Gå til listen eller biblioteket som inneholder dokumentene som skal arbeides med
3. Klikk 'Arbeidsflyt' fra båndmenyen og deretter 'Legg til en arbeidsflyt'
4. Velg en mal, tilpass den og konfigurer den til dine behov
5. Se gjennom innstillingene og klikk 'Fullfør' når du er ferdig

SharePoint skiller seg ut for sin evne til å tilpasse arbeidsflyter for å passe unike forretningskrav! I tillegg kan ikke-tekniske brukere enkelt starte arbeidsflyter med brukervennlige funksjoner.

Introduksjonen av arbeidsflyter i SharePoint har revolusjonerte hvordan virksomheter opererer . Denne integrasjonen har bemyndiget organisasjoner til å ta kontroll av deres prosesser, noe som fører til bedre produktivitet og forbedret fortjeneste. Automatisering av oppgaver frigjør også ansatte til å fokusere på kjernevirksomheten, noe som resulterer i bedre resultater. Å ignorere fremdriften i arbeidsflyten er som å kjøre med bind for øynene – det er en oppskrift på katastrofe!

Overvåke og spore fremdriften i arbeidsflyten

Det er viktig å følge nøye med på SharePoint-arbeidsflyten for å sikre at alt går på skinner. Ikke la oppgaver eller tidsfrister gli unna og senke prosessen. Prøv disse tipsene for å overvåke og spore fremdriften i arbeidsflyten:

1. Få e-postvarsler når oppgaver er gitt eller fullført.
2. Ta en titt på arbeidsflytoppgavelisten for tildelte oppgaver og statusene deres.
3. Tilpass visninger på SharePoint for å holde styr på oppgaver med filtre.
4. Konstruer et dashbord med KPIer, for eksempel gjennomføringsgrad, forfallsrate, etc.
5. Eksporter data fra SharePoint-lister til CSV for videre analyse.

Sjekk dessuten arbeidsflythistorikken for å forstå hvordan hvert trekk påvirker prosessen. Med sanntidsovervåking kan du raskt oppdage problemer eller veisperringer. Ha disse tipsene i bakhodet når du starter en ny arbeidsflyt på SharePoint.

Det har blitt rapportert at Microsoft SharePoint brukes av et flertall av bedrifter i Amerika . Arbeidsflytproblemer kan være en hindring – men du kan overvinne dem med riktig håndtering!

Håndtering av arbeidsflytunntak og feil

Når arbeidsflytunntak og feil oppstår, er raske og strategiske metoder avgjørende for prosesseffektivitet. Her er en 6-trinns guide for å administrere dem :

1. Undersøk arbeidsflytstatusrapporter for å identifisere kilden til problemet.
2. Sett arbeidsflyten på pause hvis nødvendige endringer må gjøres.
3. Rediger arbeidsflyten for å fikse eventuelle problemer.
4. Start den endrede arbeidsflyten på nytt for å se om den går problemfritt.
5. Sjekk de nylig genererte loggene hvis det fortsatt er noen problemer.
6. Søk hjelp fra IT-støtteteamet hvis ingenting annet fungerer, eller vurder å rulle tilbake til en tidligere versjon av arbeidsflyten.

Selv få unntak eller feil kan akkumuleres over tid og forårsake forsinkelser. Så detaljert forståelse av hvert problem er nøkkelen til å redusere dem.

Microsoft-team møtte problemer i arbeidsflytene sine for noen år siden. De identifiserte tråder som ikke var i orden over tid som kilden. De brukte teknikker som ligner på de ovennevnte og løste problemet. Ved å forstå disse problemene og gjøre raske tiltak kan vi spare tid og sikre bedre nøyaktighet.

Klar til å tilpasse SharePoint-arbeidsflyter? Ta på deg strømdressen og kom i gang!

Tilpasse arbeidsflyter i SharePoint

For å enkelt tilpasse arbeidsflyter i SharePoint, bruk visuell designer, utvide arbeidsflyter med SharePoint-designer og integrering av arbeidsflyter med tredjepartsapplikasjoner er løsningene for deg. Disse underseksjonene vil hjelpe deg med arbeidsflyttilpasningene, og gir deg muligheten til å utvide arbeidsflytene og koble den til andre applikasjoner for bedre effektivitet uten problemer.

Bruk av Visual Designer for arbeidsflyttilpasninger

Visual Designer i SharePoint lar deg tilpasse arbeidsflyter for å automatisere forretningsprosesser. Den tilbyr dra og slipp funksjoner for å legge til handlinger, betingelser og looper. Du kan tilpasse standard arbeidsflyter eller lage dine egne helt.

Tilpasning gjør det mulig for virksomheter å møte deres unike behov. Du kan lage et tilpasset oppgaveskjema med InfoPath eller HTML-skjemaer , noe som gir mer kontroll over brukerinndata. I tillegg til, E-postvarsler kan settes opp for prosessavslutninger.

Microsoft tillater også integrering av tredjepartstjenester som Dropbox eller CRM-systemer som Salesforce gjennom tilpassede handlinger. Delingspunkt REST API gir muligheten til å designe tilpassede handlinger å hente data fra eksterne kilder.

Pro tips: Tilpassing av arbeidsflyter er nøkkelen til å møte bedriftens behov og forbedre produktiviteten ved å automatisere repeterende oppgaver. Sørg for å teste arbeidsflytene dine under utviklingsstadiene, for å unngå feil i produksjonsmiljøet.

Ta på deg kappen og lås opp superkraften til SharePoint-designer ‚Äì det er din go-to for å ta arbeidsflyter til neste nivå.

Utvide arbeidsflyter med SharePoint Designer

Tilpasse arbeidsflyter i SharePoint? Enkelt gjort med SharePoint-designer ! Dette verktøyet utvider forhåndsbygde arbeidsflyter og lar deg lage tilpassede prosesser som passer din virksomhet. For å endre eksisterende arbeidsflyter, åpner du bare programmet og velger den du vil endre. Bruk de visuelle dra-og-slipp-verktøyene eller kodevisningen for å legge til og fjerne stadier. Legg også til handlinger som e-post eller oppgaver, og forhold som krever brukerinndata eller visse utfall.

I tillegg kan du med SharePoint Designer lage tilpassede arbeidsflyter fra bunnen av. Den inkluderer maler for vanlige biz-prosesser som dokumentgodkjenning eller utgiftsrapporter. Tilpass disse malene for å passe dine forretningsbehov, og de vil automatisk generere e-poster og oppgavetildelinger fra brukerinndata.

Pro tips: For ekstra tips og støtte for å tilpasse arbeidsflyter, sjekk ut online veiledninger og fellesskap dedikert til SharePoint Designer. Hvem trenger venner når du bare kan integrere arbeidsflytene dine med tredjepartsapplikasjoner?!

Integrering av arbeidsflyter med tredjepartsapplikasjoner

Bortsett fra standardkontaktene, er det apper som gir gratis eller betalt 'arbeidsflyt' for å utvide og automatisere prosessen. For eksempel, DocuSigns kobling kan brukes til å automatisk rute kontrakter for signatur mellom forskjellige personer, ved å bruke SharePoints biblioteker og lister.

Velger en tredjeparts app for integrering? Ting å vurdere: skalerbarhet, kostnadseffektivitet og brukervennlighet. Foretrekker en med et aktivt økosystem og regelmessige oppdateringer .

stavekontroll for ord mac

Designe og administrere arbeidsflyter? Det er som gjeter katter . Bortsett fra at kattene faktisk er kollegaer med forskjellige meninger.

Beste praksis for arbeidsflytdesign og -administrasjon

For å sikre fleksibiliteten og skalerbarheten, implementer sikkerhet og tillatelser, og opprettholde arbeidsflytytelse og optimalisering mens du oppretter en arbeidsflyt i SharePoint. Dette er noen viktige hensyn du må huske på når du designer og administrerer arbeidsflyter. I denne delen vil vi diskutere beste praksis for arbeidsflytdesign og -administrasjon, og utforske fordelene med hver av disse underseksjonene kort.

Sikre fleksibilitet og skalerbarhet

Fleksibilitet og skalerbarhet er nøkkelen i arbeidsflytdesign og -administrasjon. Systemer må kunne tilpasse seg endringer i arbeidsmengde, prosesser og teknologi. Modulære arbeidsflyter del komplekse oppgaver i mindre komponenter for å gjøre dem enklere å legge til, fjerne eller endre. Automasjon er også viktig for skalerbarhet. Skybaserte løsninger kan tilby on-demand dataressurser. For å optimalisere effektiviteten, se gjennom og overvåk ytelsesberegninger. Over 40 % av bedriftene vil ha tatt i bruk RPA-programvare innen 2023 – og understreker behovet for automatisering i arbeidsflytdesign. Husk - den beste sikkerhetssystemet er så komplisert at du ikke husker passordet ditt!

Implementering av sikkerhet og tillatelser

Sikkerhet og tillatelser er nøkkelen for god design og drift av arbeidsflyter. For å beskytte informasjon er det viktig å sette opp sikkerhetstiltak som beskytter sensitive data og stopper uautorisert tilgang. Her er 6 trinn for å hjelpe deg med å implementere sikkerhet og tillatelser riktig:

1. Plassering av sensitive data : Start med å finne all informasjonen som trenger beskyttelse. Dette kan inkludere finansiell informasjon eller kundedata.
2. Finne ut tilgangsnivåer : Bestem hvilke brukergrupper som trenger full kontroll over visse typer data, og hvilke grupper som kun krever begrenset tilgang.
3. Gir tillatelser basert på roller : Tildel roller til hver brukergruppe, og bestemme hva de kan gjøre i arbeidsflytsystemet.
4. Implementere passordpolicyer : Sørg for at alle brukere har sikre passord som oppfyller kravene, for eksempel alfanumeriske strenger eller spesialtegn.
5. Lage regler for deling av filer : Lag klare retningslinjer for deling av filer i organisasjonen din. Bestem hvem som kan dele et dokument, og hvordan du begrenser fildeling basert på region, tidssone osv.
6. Bruk av aktivitetslogger : Hold styr på alle arbeidsflythandlinger som utføres av brukere gjennom logger eller revisjoner, slik at du kan gjennomgå aktiviteter hvis noe ser ut til å være galt eller hvis noe dårlig skjer.

Det er også viktig å gi teammedlemmer opplæring om de beste sikkerhetsprotokollene. Lær dem hvordan de oppdager potensielle problemer som phishing-e-poster, ondsinnede nedlastinger, regelmessig endring av passord osv.

Til slutt – godkjenningsprosesser må være veldefinerte. Det er viktig å ha strenge retningslinjer for ledelse ettersom godkjenninger går oppover i kjeden – dette hindrer noen med dårlige intensjoner fra å bryte protokollen på grunn av smutthull.

Ved å følge disse trinnene kan bedrifter beskytte sine sensitive data og øke ansvarligheten. Selv den beste arbeidsflytdesignen kan ikke gjøre opp for en leder som mener 'mikrostyring' er et synonym for 'effektivt lederskap'.

Vedlikeholde arbeidsflytytelse og optimalisering.

For å opprettholde ytelse og optimalisering, bør analyse og forbedring av prosesser gjøres regelmessig . Definer og overvåk Key Performance Indicators (KPIer) å finne eventuelle flaskehalser. Automatiseringsverktøy og standardiseringsprosedyrer kan også hjelpe.

Kommunikasjon og samarbeid mellom teammedlemmer er viktig . Treningsøkter må gjennomføres slik at folk kjenner rollene sine og eventuelle nye endringer i arbeidsflyten. Tilbakemeldinger fra kunder eller klienter bør inkluderes i arbeidsflytoptimalisering. Det hjelper med å skreddersy arbeidsflyter for å betjene dem bedre.

McKinsey & Company's studie viser at optimalisering av arbeidsflyter kan gi produktivitet opp med 30 % .

ofte stilte spørsmål

Spørsmål: Hva er en arbeidsflyt i SharePoint?

A: En arbeidsflyt i SharePoint er en serie automatiserte trinn som bidrar til å strømlinjeforme forretningsprosesser og oppgaver. Det involverer vanligvis flytting av dokumenter, oppgaver eller elementer mellom brukere eller grupper for godkjenning, gjennomgang eller redigering.

Spørsmål: Hvordan kan jeg opprette en arbeidsflyt i SharePoint?

A: For å lage en arbeidsflyt i SharePoint, må du først identifisere forretningsprosessen eller oppgaven du vil automatisere. Bruk deretter SharePoint Designer eller Microsoft Power Automate for å lage en tilpasset arbeidsflyt som oppfyller dine behov.

Spørsmål: Hva er SharePoint Designer?

Svar: SharePoint Designer er et gratisverktøy fra Microsoft som lar deg tilpasse og lage arbeidsflyter i SharePoint. Den tilbyr en rekke handlinger og forhold som gjør deg i stand til å bygge komplekse arbeidsflyter som automatiserer forretningsprosessene og oppgavene dine.

Spørsmål: Hva er Microsoft Power Automate?

A: Microsoft Power Automate er et skybasert verktøy som lar deg lage automatiserte arbeidsflyter mellom SharePoint og andre applikasjoner. Den tilbyr en rekke maler og koblinger som forenkler prosessen med å lage tilpassede arbeidsflyter.

Spørsmål: Hvordan kan jeg teste og feilsøke SharePoint-arbeidsflyten min?

Svar: SharePoint Designer og Microsoft Power Automate tilbyr begge test- og feilsøkingsverktøy som lar deg kjøre og feilsøke arbeidsflytene dine. Du kan også bruke SharePoints innebygde loggingsfunksjon for å spore statusen til arbeidsflytene dine og identifisere eventuelle problemer.

Spørsmål: Finnes det noen beste fremgangsmåter for å lage en SharePoint-arbeidsflyt?

A: Ja, det er flere beste fremgangsmåter å følge når du oppretter en SharePoint-arbeidsflyt, inkludert å definere klare mål, bruke beskrivende navn for arbeidsflythandlingene dine, inkludere feilhåndtering og eskaleringsbaner, teste og avgrense arbeidsflyten din, og sikre at alle interessenter er opplært på bruken og fordelene.