Introduksjon
SharePoint-nettsteder er som relasjoner med høyt vedlikehold – de krever oppmerksomhet, tid og en offentlig status . Hvis et SharePoint-nettsted ikke er offentlig, kan det forårsake en hel rekke problemer. Enten du ønsker å dele viktig informasjon med interessenter, eller samarbeide med eksterne parter, er det viktig å konvertere nettstedet til offentlighet.
Slik gjør du det:
- Gå til 'Site Settings', velg 'Site Permissions', og klikk på 'Anonym Access'. Dette gjør det mulig for uautentiserte brukere å få tilgang til nettstedet. Det er imidlertid sikkerhetsrisikoer som følger med dette, så sørg for at du har passende forholdsregler på plass.
Nylig hadde en av våre kunder problemer med å dele SharePoint-data eksternt på grunn av nettstedets private status. Med vår hjelp ble nettstedet deres konvertert til offentlig i løpet av minutter, uten at det gikk på bekostning av sikkerheten.
Å gjøre et SharePoint-nettsted offentlig kan virke skremmende; Men å følge disse trinnene bør gjøre det enkelt å konvertere private nettsteder til tilgjengelige nettverk – uten å utsette deg selv for ekstern interferens eller cyberangrep. Lykke til med å dele!
Forstå SharePoint-nettsteder
For å forstå SharePoint-sidetyper og gjøre nettstedet ditt offentlig, les videre! Ulike typer SharePoint-nettsteder gir spesifikke funksjoner som imøtekommer bedriftens behov. Å gjøre et SharePoint-nettsted offentlig har mange fordeler, og vi vil utforske disse fordelene i detalj.
Ulike typer SharePoint-nettsteder
SharePoint-nettsteder kommer i forskjellige former og størrelser. Lagsider er for samarbeid i gruppe. Kommunikasjonssider er for å dele informasjon og nyheter. Publiseringssider lar deg dele med utenforstående. Og prosjektsider hjelpe til med å administrere oppgaver. I tillegg har SharePoint hub-nettsteder som gir organisasjonsomfattende navigasjon og søk.
Proff-tips: Skaff deg en hubside for SharePoint-en din for bedre navigasjon og søk. Del SharePoint-nettstedet ditt og se kjærligheten (og spam) den får!
fjern tekstbokskantord
Fordeler med å gjøre et SharePoint-nettsted offentlig
Å gjøre SharePoint-nettstedet ditt offentlig tilbyr en haug med fordeler du ikke ville fått med et nettsted som kun er internt. Sjekk disse fordelene:
- Synlig – Folk kan se hva du gjør og vite hva du tilbyr.
- Forbedret samarbeid – Jo flere som har tilgang til siden, jo mer kan de bidra, noe som fører til bedre prosjektresultater.
- Markedsføring – Den offentlige siden øker merkevaregjenkjenningen og tiltrekker seg mulige kunder eller investorer.
- Brukervennlig deling – Å dele innhold eller filer med utenforstående er enklere og smidigere med offentlige lenker.
- Enkel tilgangskontroll – Det er enkelt å administrere tillatelser på offentlige nettsteder – team trenger ikke be IT-støtte om legitimasjon for hver nye bruker.
- Bedre intranett – Interne målgrupper drar også nytte av offentlige SharePoint-nettsteder via praktisk tilgang til data som kan øke tjenesteleveransen deres, med ekstra sikkerhetsinnstillinger.
I tillegg, med SharePoint Online-abonnement, kan bedrifter sette opp offentlige nettsteder uten ekstra kostnad. Dette endrer måten folk ser på informasjonen din på en positiv måte, og påvirker forretningsbeslutninger.
Proff-tips: Vær oppmerksom på materiale på nettstedet ditt som kan bryte med retningslinjer eller fornærme folk. Test eksternt før du går live på sosiale medieplattformer som Facebook, Twitter og LinkedIn.
Deling er viktig, men gjør SharePoint-nettstedet ditt offentlig bare med folk du stoler på – det er som å dele en tannbørste!
Gjøre et SharePoint-nettsted offentlig
For å gjøre SharePoint-nettstedet ditt offentlig, må du navigere til nettstedsinnstillinger, velge nettstedstillatelser, endre tillatelsesnivåer, legge til anonym tilgang og lagre endringer. Disse underseksjonene tilbyr en trinn-for-trinn-løsning for å gjøre det mulig for utenforstående å få tilgang til og samhandle med nettstedet ditt.
Naviger til nettstedsinnstillinger
For å gjøre SharePoint-nettstedet ditt offentlig, må du navigere til Nettstedinnstillinger – et verktøy som er viktig for å tilpasse SharePoint-nettstedet ditt. Følg disse trinnene for å få tilgang til nettstedsinnstillinger med letthet!
- Klikk på tannhjulikonet - plassert øverst til høyre på skjermen når du er logget på SharePoint-nettstedet.
- Fra rullegardinmenyen velger du Nettstedinnstillinger.
- Rull ned for å finne delen Nettstedhandlinger.
- Klikk på den for å få mer informasjon om hvordan du administrerer SharePoint-nettstedet ditt.
- Finn og klikk på Gjør dette nettstedet offentlig for å åpne tillatelser.
Disse enkle trinnene hjelper deg med å navigere til sideinnstillinger uten problemer. Vær oppmerksom på at ikke alle brukere har autoritet til å gjøre endringer eller redigere innstillinger ettersom bare administratorer eller autoriserte brukere har administratortilgang.
I 2012 var det et problem knyttet til anonym Microsoft SQL Server-kommunikasjon gjennom SharePoint-datatilkoblingstjeneste. Løsningen var å navigere til Konfigurer Secure Store Service.
Husk: deling er omsorg, med mindre det er SharePoint-nettstedet ditt – da handler det om selektiv tillatelse.
Velg Nettstedstillatelser
Velge de riktige nettstedstillatelsene er viktig når du gjør SharePoint-nettstedet ditt offentlig. Dette avgjør hvem som kan komme til innholdet ditt og hvor mye kontroll de har over det. Garanterer at hver bruker har de riktige rettighetene til å blokkere ikke-godkjent tilgang eller datainnbrudd.
For forskjellige grupper, personer eller eksterne brukere , gi distinkte tillatelser for å sikre de nødvendige sikkerhetsinnstillingene. Skille roller og plikter ved å gi passende rettigheter til bestemte individer. Administrer tilgangsforespørsler og se bruksrapporter konsekvent for å undersøke eventuelle inkonsekvenser.
Husk at feil valg av tillatelser kan være kostbart i form av tap av data eller skade. Hold deg oppdatert med de nyeste sikkerhetsoppdateringene og begrensningene for å beskytte SharePoint-nettstedet ditt mot cybertrusler, potensielle søksmål og skade på offentlig bilde.
Ikke gå glipp av å sikre ditt verdifulle SharePoint-nettsted ved å se bort fra tillatelser under utviklingsstadiet. Bruk de nødvendige forebyggende tiltakene for å sikre informasjonsmidlene dine mot feil, samtidig som du opprettholder 100 % tilgjengelighet for autoriserte brukere.
Når det gjelder å justere tillatelsesnivåer i SharePoint, bare husk: med stor makt kommer stort ansvar .
Endre tillatelsesnivåer
For å gjøre SharePoint-nettstedet ditt offentlig, er administrasjon av tillatelser nøkkelen. Tillatelsesnivåer bestemmer hva brukere kan og ikke kan gjøre. Følg disse trinnene for å endre dem:
- Gå til nettstedsinnstillinger: Klikk på 'tannhjul'-ikonet øverst til høyre på SharePoint-nettstedet ditt. Klikk deretter på 'Nettstedinnstillinger'.
- Velg tillatelser: Under 'Brukere og tillatelser', velg 'Site Permissions'.
- Endre tillatelsesnivåer: Velg brukeren eller gruppen hvis tillatelser du vil endre, og klikk deretter 'Rediger brukertillatelser'. Du kan velge mellom Full kontroll, Design, Rediger, Bidra og Les.
Vær forsiktig når du endrer tillatelsesnivåer. Uautorisert tilgang eller endringer i vitale data kan forekomme.
SharePoint tilbyr også andre måter å administrere tilgang på, som å dele lenker i stedet for å invitere folk direkte. Se på disse alternativene når du gjør ditt SharePoint-nettsted offentlig! Hvem trenger passord? La internett få gratis tilgang!
Legg til anonym tilgang
For å nå et bredere publikum, må bedrifter og organisasjoner ha en tilstedeværelse på nettet . Anonym tilgang er måten å gjøre et SharePoint-nettsted offentlig på. Dette er hvordan:
- Gå til Nettstedinnstillinger og velg Nettstedstillatelser.
- Klikk på Anonym tilgang.
- Velg tilgangsnivået for offentlig innhold.
- Klikk OK og Lagre endringene.
Vær oppmerksom på det offentlige innholdet du deler . Avstå fra å gi ut sensitiv informasjon, som finansopplysninger og private data.
Anonym tilgang har eksistert siden SharePoint 2007. Det tilbyr en sikker måte å dele informasjon med publikum. I 2018 forbedret Microsoft funksjonen til å inkludere innhold som kan ses på mobilnett. Lagre endringer – uforutsigbare resultater med SharePoint.
Lagre endringer
Det er nødvendig å gjøre endringer på et SharePoint-nettsted for å gjøre det offentlig. 'Lagre endringer' spiller en viktig rolle i å validere at alle oppdateringer er bevart. En fordel med SharePoint er at de nye modifikasjonene gjenspeiles umiddelbart på nettstedet.
Når du redigerer SharePoint, sikrer lagring av endringer at alle nye justeringer registreres nøyaktig. Uten disse kritiske modifikasjonene kan alt arbeid som legges inn på nettstedet være bortkastet. Så trykk alltid på 'Lagre endringer'-knappen når du foretar justeringer.
I tillegg til å lagre endringene og oppdateringene, tillater SharePoint samtidig samarbeid med ulike brukere samtidig som oppdateringer offentliggjøres. Dette reduserer tiden brukt på vedlikehold av nettstedet ved å la flere redaktører jobbe sammen med delte dokumenter og databaser.
I henhold til Forbes Magazines rapporter fra juni 2021 har Microsoft Teams og SharePoint brukertall over 145 millioner globalt. Den økende populariteten fremhever hvor viktige disse plattformene har blitt for virksomheter som streber etter å forbedre driften og optimalisere arbeidsflytstyringssystemer.
På tide å sjekke om SharePoint-nettstedet ditt kan håndtere publikums gransking. Eller vil det mislykkes som en dårlig standup-komiker?
Testing av det offentlige SharePoint-nettstedet
Tester du et offentlig SharePoint-nettsted? Du må sørge for at alle detaljer er nøyaktige og tilgjengelige. Sjekk det lenker fungerer, bilder viser, og informasjonen er korrekt . Sørg også for at nettstedet ditt fungerer på forskjellige enheter. Til slutt, gjør en prøvekjøring med noen få personer først.
Morsomt faktum: SharePoint har over 200 millioner brukere over hele verden. Sørg for at du følger beste praksis for å unngå pinlige datainnbrudd.
Beste praksis for å gjøre et SharePoint-nettsted offentlig
For å lage et vellykket offentlig SharePoint-nettsted, må du følge noen beste fremgangsmåter. For å oppnå dette må du fokusere på tre essensielle underseksjoner: Sikkerhetshensyn, innholdsadministrasjon og sidevedlikehold. Disse fremgangsmåtene vil sikre et sikkert, organisert og godt vedlikeholdt SharePoint-nettsted som tilfredsstiller behovene til den tiltenkte målgruppen din.
Sikkerhetshensyn
Å sikre sikkerheten til et offentlig SharePoint-nettsted er nøkkelen . Sett opp autentiseringsprotokoller, passord og tillatelser for å stoppe uautorisert tilgang og tap av data. Bruk oppdateringer regelmessig for å redusere sårbarheter.
slakk skriftendring
Brukerutdanning er også viktig. Veiled brukere om å lage sterke passord, oppdage phishing-forsøk og sikker surfing. Involver ansatte i å oppdage risiko og rapportere mistenkelig aktivitet.
Velg et vertsalternativ som oppfyller sikkerhetskravene. Se for eksempel etter SSL-sertifikater, DDoS-beskyttelse og inntrengningsdeteksjonssystemer.
Et selskap klarte ikke å gjøre dette og møtte juridiske konsekvenser og skade på omdømmet . Unngå den samme feilen – prioriter sikkerheten til det offentlige SharePoint-nettstedet ditt. Administrer innhold med versjonskontroll og metadata-tagger – som å gjete katter!
Filbehandling
Å publisere et SharePoint-nettsted for publikum krever effektiv innholdsadministrasjon. Dette skaper en jevn strøm av besøkende som engasjerer seg.
Forstå publikummet ditt. Bruk et språk som er lett å forstå. Grupper innhold sammen for å gjøre navigeringen enklere. Hold lenker oppdatert.
Implementere arbeidsflyter i organisasjonen. Kvalitetssikring og kontrollvurderinger er avgjørende før du publiserer noe.
Gjennomfør regelmessige vurderinger av nettstedets søkefunksjon. Dette gir bedre resultater og gjør navigeringen enklere.
Følg disse beste fremgangsmåtene. Dette øker eksponeringen og bygger et aktivt fellesskap.
Som en bil, hold SharePoint-siden i gang jevnt. Bytt olje regelmessig, ellers blir du sittende fast på Information Superhighway.
Vedlikehold av nettstedet
Å beholde et SharePoint-nettsted er nøkkelen til god ytelse og brukertilfredshet . Regelmessig vedlikehold, som oppdateringer og sikkerhetskopier, forhindrer problemer og holder nettstedet i gang. Fjerning av unødvendige filer og data kan også øke hastigheten på lastetiden og forbedre nettstedets funksjonalitet .
Men det er mer til vedlikehold enn vanlige oppdateringer og sikkerhetskopier. Du må overvåke innholdet for å sikre at det er oppdatert og nyttig . Analytics kan hjelpe deg med å spore besøkendes oppførsel på nettstedet, finne problemer og gjøre forbedringer.
Det er også viktig å administrere brukertilgangsnivåer. Sørg for at brukerne kun har tilgang til det de trenger, samtidig som de beskytter sensitiv informasjon.
Noen ganger dukker det opp uventede problemer som trenger umiddelbar oppmerksomhet. For eksempel en oppdatering eller endring som negativt påvirker nettstedets layout eller funksjonalitet. I dette tilfellet, a pålitelig støttesystem er avgjørende for rask løsning .
Husk: hold publikum engasjert og underholdt!
Konklusjon
Du har oppnådd suksess ved å gjøre SharePoint-nettstedet ditt offentlig! Dette gjør deg i stand til å samarbeide med mennesker utenfor organisasjonen din, noe som fører til bedre produktivitet og kommunikasjon. Det er imidlertid viktig å sette sikkerhetstiltak for å beskytte alle konfidensielle data.
For å opprette et offentlig SharePoint-område, følg trinn skissert og sikre at de riktige tillatelsene er satt for eksterne brukere. Du kan tilpasse nettstedets utseende og legge til webdeler for å møte dine individuelle behov.
Hold alltid et øye med hvem som har tilgang til nettstedet og eliminere eventuelle uautoriserte brukere. Med riktig administrasjon kan et offentlig SharePoint-nettsted være et flott verktøy for å dele informasjon og jobbe med andre.
Dra nytte av fordelene av et offentlig SharePoint-nettsted! Følg disse trinnene og begynn å spre kunnskapen din med en gang.
ofte stilte spørsmål
Spørsmål: Hvordan gjør jeg mitt SharePoint-nettsted offentlig?
A: For å gjøre SharePoint-nettstedet offentlig, må du aktivere anonym tilgang i innstillingene for nettstedstillatelser. Dette vil tillate alle å få tilgang til nettstedet uten å måtte logge på.
Spørsmål: Kan jeg velge hvilke deler av SharePoint-nettstedet mitt som er offentlige?
A: Ja, du kan tilpasse tillatelsene for individuelle lister, biblioteker og sider på SharePoint-nettstedet ditt. Dette lar deg gjøre bare visse deler av nettstedet offentlige, mens andre holdes private.
Spørsmål: Vil offentliggjøring av SharePoint-nettstedet påvirke sikkerheten?
A: Ja, å gjøre SharePoint-nettstedet ditt offentlig kan potensielt kompromittere sikkerheten. Du kan imidlertid redusere denne risikoen ved å angi rettigheter, bruke SSL-kryptering og regelmessig overvåke nettstedet for uautorisert tilgang.
Spørsmål: Hvordan deler jeg mitt offentlige SharePoint-nettsted med andre?
A: Når SharePoint-nettstedet ditt er offentlig, kan du dele URL-en med andre via e-post, sosiale medier eller på andre måter. Du kan også legge til en lenke til nettstedet på organisasjonens nettsted eller intranett.
Spørsmål: Trenger jeg spesiell programvare eller verktøy for å gjøre SharePoint-siden min offentlig?
A: Nei, du trenger ingen spesiell programvare eller verktøy for å gjøre SharePoint-nettstedet ditt offentlig. Alt du trenger er tilgang til nettstedinnstillingene og muligheten til å endre tillatelser.
Spørsmål: Kan jeg begrense antall personer som kan få tilgang til det offentlige SharePoint-nettstedet mitt?
A: Selv om du ikke kan begrense antall personer som kan få tilgang til et offentlig SharePoint-område, kan du kontrollere hvem som har tillatelse til å gjøre endringer på nettstedet. Ved å begrense redigeringstillatelser kan du sikre at bare autoriserte brukere kan endre innholdet på nettstedet.
