Hvis du sliter med å lage en prosessdokumentasjonsmal som vil være like effektiv som den er enkel å bruke, ikke se lenger!
I dette innlegget vil jeg lede deg gjennom alle trinnene du trenger for å designe en prosessdokumentasjonsmal.
Jeg vil til og med gi deg de beste verktøyene for jobben.
Er du klar?
iphone outlook synkroniseringskalender
De beste malene for prosessdokumentasjon
Nedenfor finner du tre maler for prosessdokumentasjon for å komme i gang:
Prosessdokumentasjonsmal
Denne generelle dokumentasjonsmalen for pocess er et verdifullt verktøy som du kan bruke til å lage klar og konsis dokumentasjon av prosessene dine.
Malen hjelper deg med å identifisere prosessgrenser, trinn og omfang, slik at du kan definere prosesser effektivt.
Ved hjelp av visuelle representasjoner som prosesskart og flytskjemaer, blir det lettere å forstå rekkefølgen av prosessoppgaver og input og output knyttet til dem.
Sjekkliste for HR-dokumentasjon
Denne dokumentasjonsarbeidsflyten sikrer overholdelse og effektiv styring av viktige HR-prosesser.
Den tilbyr en omfattende og systematisk tilnærming til å dokumentere og organisere viktige HR-dokumenter, noe som gjør det enkelt for HR-fagfolk å få tilgang til og vedlikeholde nødvendig informasjon.
Med denne malen kan HR-team skissere og overvåke viktige HR-prosesser, for eksempel rekruttering og onboarding, evaluering av ansattes ytelse, policyoppdateringer og journalføring.
Ved å dokumentere disse prosessene kan organisasjoner sikre konsistens og åpenhet, og redusere risikoen for feil eller tilsyn.
Sjekklisten inkluderer spesifikke seksjoner for hver HR-prosess, og gir et strukturert format for registrering av viktige detaljer.
Den ber brukere om å inkludere viktig informasjon som dato, ansvarlig person og eventuelle nødvendige vedlegg eller støttedokumenter.
Med dette detaljnivået kan HR-fagfolk opprettholde nøyaktige og oppdaterte journaler, noe som kan være avgjørende for lovoverholdelse, revisjoner og generell HR-styring.
Sjekkliste for prosjektledelsedokumentasjon
Denne malen gir en omfattende liste over viktige dokumenter som må opprettes og vedlikeholdes gjennom hele prosjektets livssyklus.
hvordan skjermbilder overflaten
Med denne sjekklisten kan prosjektledere sikre at alle nødvendige prosjektdokumenter er redegjort for og ordentlig organisert.
Den inkluderer seksjoner for prosjektinitiering, planlegging, gjennomføring, overvåking og kontroll, og prosjektavslutning. Hver seksjon inneholder en underliste over spesifikke dokumenter som bør opprettes og administreres i løpet av den fasen av prosjektet.
Sjekklisten gir også beskrivelser og forklaringer for hvert dokument, noe som gjør det enkelt for prosjektledere å forstå formålet og betydningen.
Dette kan være spesielt nyttig for de som er nybegynnere i prosjektledelse eller for team som ønsker å forbedre sin dokumentasjonspraksis.
Hva er en prosessdokumentasjonsmal?
En prosessdokumentasjonsmal er en forhåndsdesignet veiledning for å lage et detaljert dokument som skisserer prosesstrinn involvert i en bestemt prosess.
Prosessdokumentasjonsmaler gir vanligvis et konsistent format for å fange og presentere informasjon om en prosess.
De kan brukes til å lage ulike typer prosessdokumentasjon, for eksempel:
- Standard driftsprosedyrer (SOPs)
- Arbeidsinstruksjoner
- Prosesskart
- Flytskjemaer
- Sjekklister
Ved å bruke en prosessdokumentasjonsmal kan du sikre at viktige detaljer ikke blir oversett og at dokumentet er lett forståelig for hele teamet.
Det kan også forbedre prosesseffektiviteten og effektiviteten ved å tilby en standardisert metode for å dokumentere, analysere og forbedre prosesser.
Hvorfor trenger du en mal for prosessdokumentasjon?
Det er flere grunner til at du trenger en prosessdokumentasjon mal. I et nøtteskall vil de:
- Gi et konsistent format for dokumentere prosesser
- Gjør det lettere for teamet ditt å forstå informasjonen som presenteres
- Spar tid og krefter ved å tilby en struktur som lar deg fokusere på prosessen
- Bli et flott kommunikasjonsverktøy for å formidle viktig informasjon om prosesser
- Brukes for nye ansatte og for å levere oppfriskningsopplæring til eksisterende ansatte
- Bidra til å identifisere forbedringsområder i en prosess
Med andre ord vil en prosessdokumentasjonsmal gjøre livet ditt enklere og arbeidet ditt mer strukturert.
Eksempler på mal for prosessdokumentasjon
Det er ulike maler typer tilgjengelig for å lage forretningsprosessdokumenter. Du må kanskje velge flere for best resultat. Men til syvende og sist vil dette avhenge av virksomheten din og dens størrelse.
Her er noen eksempler:
Standard operasjonsprosedyre (SOP) mal
Denne malen er mye brukt av bedrifter for å lage prosessdokumenter og forretningsprosesser.
Det inkluderer vanligvis seksjoner for:
- Behandle innspill
- Prosess utganger
- Ansvar
- Prosedyrer
- Referanser
Flytskjemamal
Et flytskjema er en grafisk representasjon av en prosess eller arbeidsflyt.
Den viser trinnene involvert, beslutningspunkter og informasjonsflyten. Du kan bruke en flytskjemamal for å lage en visuell representasjon av en prosess.
Sjekklistemal
En sjekkliste er et enkelt verktøy som brukes for å sikre at alle nødvendige steg blir fulgt i en prosess.
Du kan lage en liste over oppgaver, trinn eller krav som må fullføres.
opprette en Microsoft-konto med gmail
Swimlane Diagram Mal
Denne typen flytskjema viser interaksjonene mellom ulike team eller individer som er involvert i en prosess.
Den visualiserer overleveringer, ansvar og kommunikasjonskanaler mellom ulike interessenter.
Prosesskartleggingsmal
Et prosesskart viser flyten av informasjon og aktiviteter. Bruk den til å identifisere forbedringsområder, flaskehalser og ineffektivitet i en prosess.
Trinn for å lage en dokumentasjonsmal for forretningsprosesser
Fordi hver virksomhet er unik og opererer på forskjellige måter, er det ingen enkel måte å lage en prosessdokumentasjonsmal på.
Trinn 1: Bestem formålet
Identifiser først formålet med malen.
Brainstorm-økter er nyttige her for å finne ut hvilken type prosessdokumenter du trenger å lage og hvilken informasjon du bør inkludere.
Hvis du for eksempel lager en SOP-mal, må du kanskje inkludere seksjoner for:
- Hensikt
- omfang
- Ansvar
- Prosedyrer
Trinn 2: Definer strukturen
Når du har identifisert formålet, definer strukturen til malen.
Dette kan innebære å skissere de forskjellige seksjonene og underseksjonene, bestemme rekkefølgen de skal vises i, og bestemme detaljnivået som kreves for hver seksjon.
Trinn 3: Design malen
Deretter utformer du malen.
Du kan bruke Microsoft Word eller Google Docs, eller et spesialisert prosessdokumentasjonsverktøy. Bruk fonter, farger og formatering for å gjøre malen lett å lese og visuelt tiltalende.
Trinn 4: Ta med plassholdere
Ta med plassholdere for all informasjon som vil være spesifikk for prosessen som skal dokumenteres.
Hvis du for eksempel oppretter en SOP-mal, må du kanskje inkludere plassholdere for navnet på prosessen, ansvarlig person og trinnene som er involvert.
Trinn 5: Test malen
Når malen er utformet, test den for å sikre at den er funksjonell og brukervennlig.
Vurder å la noen som ikke er kjent med prosessdokumentasjonen gjennomgå malen og gi tilbakemelding.
Trinn 6: Revider malen
Basert på tilbakemeldingene du mottar, revider malen etter behov for å forbedre brukervennligheten og effektiviteten.
Trinn 7: Distribuer malen
Til slutt distribuerer du malen til de som skal bruke den til å dokumentere prosesser. Gi opplæring eller støtte etter behov for å sikre at malen brukes riktig.
Programvare for prosessdokumentasjonsmal
Prosessgate
Process Street er en robust og flerbruksplattform, en prosessadministrasjonsprogramvare som lar deg opprette, spore og administrere prosesser.
Dette skybaserte verktøyet tilbyr et bredt spekter av maler og funksjoner, inkludert sjekklister, arbeidsflyter og integrasjoner med annen programvare.
Microsoft Word
Den kjente og elskede Microsoft Word er et tekstbehandlingsprogram som du kan bruke til å lage prosessdokumentasjonsmaler.
MS Word gir deg en rekke formateringsalternativer og er tilgjengelig for de fleste brukere.
liste alle tabeller i Oracle-databasen
google Dokumenter
Ikke undervurder den gode gamle google Dokumenter !
Selv om den er gratis, kommer den med flere nyttige funksjoner, for eksempel sanntidssamarbeid med flere brukere.
Den tilbyr mange av de samme funksjonene som Microsoft Word og kan nås fra alle enheter med internettforbindelse.
Prosessdokumentasjonsmaler er et must!
Nå har du sannsynligvis en god forståelse av prosessdokumentasjonsmaler og hvorfor du trenger dem.
Men for å gjenta, en prosessdokumentasjonsmal er avgjørende for enhver bedrift. Det vil fungere som en guide for teamet ditt og gjøre det superenkelt å maksimere effektiviteten i hele bedriften din.
Bare husk å velge din prosessbehandlingsprogramvare med omhu!
