Oliver Peterson 6. juli 2022 Forretningsdrift Kontinuerlig forbedring uten datainnsamling er som å kjøre langrenn uten skilt eller kart.
Datainnsamling er avgjørende for å gjøre forbedringer, fordi uten det er det ingen reelle bevis på at det finnes problemer til å begynne med.
Hvorfor gjør du forbedringer? Er det virkelig et problem, eller er du bare forvrengt av frustrasjon i øyeblikket?
Ja, frustrasjonen din kan gi deg ledetråder om hva rotproblemet er, men å stole på følelsene dine alene vil ikke gi deg nøyaktige resultater i det lange løp.
Det er der datainnsamling kan hjelpe. Analytics-funksjonen vår kan brukes til å male et objektivt, objektivt bilde av den nåværende tilstanden til en gitt prosess og bidra til å fremheve potensielle områder som kan forbedres.
Så la oss starte med å gå gjennom våre 5 kontinuerlige forbedringstrinn for prosessoptimalisering:
- Trinn 1: Identifiser prosessen som skal forbedres
- Trinn 2: Vurder effektivitet og bestem forbedringer
- Trinn 3: Implementer prosessforbedringer
- Trinn 4: Test og spor den oppdaterte prosessen
- Trinn 5: Optimaliser prosessen med automatisering
Trinn 1: Identifiser prosessen som skal forbedres
Ingen prosess er perfekt, men det er noen som konsekvent kan forårsake problemer. Det er der du bør begynne.
Noter ned prosessen som oftest kaster bort deg og teamets tid og ressurser.
Da må du forstå prosessen fullt ut ved å svare på følgende spørsmål:
- Hva er målet med prosessen?
- Når starter og slutter det?
- Hva er de enkelte aktivitetene i prosessen?
- Hvilke avdelinger/ansatte er involvert?
- Hvilken informasjon overføres mellom trinnene?
Svarene på disse spørsmålene skal bidra til å fremheve alle elementene som utgjør prosessen og klargjøre hvordan man best kan tilnærme seg optimaliseringen, med utgangspunkt i de spesifikke målene denne prosessen prøver å nå.
Hvorfor du bør dokumentere prosessene dine
Før vi går videre, er det viktig å spørre deg selv: Hvor god er prosessdokumentasjonen min?
Du vet kanskje hvilke prosesser som må oppdateres, men med mindre du har tydelig prosessdokumentasjon, er kontinuerlig forbedring i hovedsak umulig.
Hvordan laste ned video fra streaming
Kontinuerlig forbedring fungerer bare hvis du kan se på hvordan noe fungerte før, og sammenligne det med endringene du har gjort. Å ha tydelig skrevet, tilgjengelig prosessdokumentasjon er den beste måten å legge til rette for kontinuerlig forbedring.
Trinn 2: Vurder effektivitet og bestem forbedringer
Nå som du har lagt opp til prosessen din, er det på tide å vurdere effektiviteten og finne ut hvilke forbedringer som vil være mest optimale.
Start med å registrere prosessens styrker og svakheter. Dette vil hjelpe deg å forstå hva som fungerer og hva som ikke fungerer, og hvor forbedringer kan gjøres.
Du kan oppleve at noen av oppgavene ikke engang er nødvendige i det hele tatt for å nå det endelige målet. Hvis du støter på dette, bør du vurdere å konsolidere noen av disse oppgavene, eller til og med bli kvitt dem. Det er alltid bedre å ha en prosess som er kortfattet og til poenget i stedet for en prosess som kan være altfor komplisert eller forvirret i det den prøver å oppnå.
Trinn 3: Implementer prosessforbedringer
Hvis du har prosessen godt dokumentert, eller enda bedre, du bruker en prosessadministrasjonsprogramvare, bør denne oppgaven være like enkel som å gå gjennom prosessen trinn for trinn og gjøre endringer mens du går.
En beste praksis for kontinuerlig forbedring er å iterere nye versjoner av en prosess hver gang du gjør endringer. Dette bidrar til å forhindre at ting går i stykker og gjør det enklere å spore og sammenligne data mellom ulike versjoner av en prosess, slik at du nøyaktig kan avgjøre om endringer virkelig er forbedringer eller ikke.
Et annet tips er å føre en enkel logg over eventuelle endringer du gjør på tvers av hver iterasjon, slik at det er lettere å dele kunnskap og sikre at alle forstår hvilke endringer som ble gjort, av hvem og når.
Trinn 4: Test og spor den oppdaterte prosessen
Testing er viktig, først og fremst for å sikre at du ikke har ødelagt noe. Kjør gjennom prosessen, ideelt sett under så nær virkelige forhold som du kan, og sørg for at alt fungerer som forventet.
Vurder det endelige målet med prosessen – oppnås dette fortsatt?
Når du har slått fast at prosessforbedringene er funksjonelle, kan du begynne å samle inn data for å vurdere suksessen til eventuelle endringer.
Bruke Process Street Analytics
Å kunne se ytelsen til prosessene dine, teamet ditt eller kundene dine er avgjørende for å forstå hvorvidt endringene du har gjort faktisk er mer effektive.
Informasjon som oppgavefremgang og aktive/fullførte arbeidsflytkjøringer kan hjelpe deg med å finne flaskehalser og få en følelse av hvordan teamet ditt reagerer på endringene.
Klikk her for å lære mer om Process Streets Analytics-funksjon.
Trinn 5: Optimaliser prosessen med automatisering
På dette tidspunktet er du i utgangspunktet ferdig. Du har identifisert og implementert forbedringer, og du bør kunne spore disse endringene over tid for å vurdere suksess.
Men hvis du ønsker å gå den ekstra milen og få mest mulig ut av programvaren for arbeidsflytadministrasjon, er det på tide å vurdere hvilke oppgaver (hvis noen) som kan automatiseres.
Først og fremst – bare for å få det ut av veien – hvis du bruker papir, vil du nesten helt sikkert se effektivitetsgevinster hvis du går over til digital prosessadministrasjon.
endre sidefargeord
For resten av dere, hvis du overfører data mellom apper (for eksempel legger til Dropbox-filer manuelt i Google Disk), bør du se om du kan eliminere manuelle oppgaver med en av våre opprinnelige automatiseringer.
Det er også verdt å sjekke ut Zapier, Power Automate og Make.com siden det er massevis av automatiseringer tilgjengelig der.
Hva syntes du om våre 5 trinn for kontinuerlig forbedring? Har du noen tips vi kan ha utelatt? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor!
