Hvordan bruke Deming-syklusen for kontinuerlig kvalitetsforbedring

Å forstå kvalitet og søke å forbedre den er uten tvil kjerneformålet bak å gjennomføre prosessforbedringer. Derav opprettelsen av Deming-syklusen.

Men hvor kom denne filosofien om prosessforbedring fra?

En nøkkelperson er William Edwards Deming – noen ganger referert til som Edward W. Deming. Han er hovedsakelig en statistiker, men man kan til og med kalle ham en vitenskapsfilosof.

Demings mål var å bruke den vitenskapelige metoden på nytt på forretningsprosesser, og har etterlatt oss med to hovedvarianter av hans tenkning: PDSA og PDCA.

I denne artikkelen vil vi skissere:

• Hva Deming-syklusen er, med dens historie
• Hvordan bruke Deming-syklusen for å forbedre forretningsprosessene dine
• Det viktige skillet mellom PDSA og PDCA
• Hvordan PDSA er ansatt i det medisinske feltet

Demings tilnærming handler ikke bare om å forbedre prosesser, men om å forbedre en hel virksomhet.

I en fersk metastudie fra British Medical Journal , fant forskere at bare 2 av 73 studier hadde brukt PDSA på en måte som fullt ut oppfylte kriteriene. Kommenterer:

For å komme videre i utviklingen av vitenskapen om forbedring, er en større forståelse av bruken av forbedringsmetoder, inkludert PDSA, avgjørende for å trekke pålitelige konklusjoner om deres effektivitet .

Og det er derfor vi skriver denne artikkelen!

Hva Deming-syklusen er, med dens historie

( Kilde )

Deming-syklusen er en kontinuerlig kvalitetsforbedringsmodell som består av en logisk sekvens av fire nøkkeltrinn: Plan, Gjør, Studer og Handling.

På 1920-tallet, den fremtredende statistikeren Walter A. Shewhart introdusert en modell bestående av Plan, Do, See – som kan betraktes som et av de viktigste tidlige prosessforbedringsperspektivene. Deming så på sin egen syklus som den naturlige fortsettelsen av denne modellen.

Demings erfaring med opplæring som ingeniør ga ham et innblikk i industrielle prosesser og den materielle virkeligheten ved å prøve å standardisere operasjoner for å fungere i stor skala. Han studerte senere matematisk fysikk som plasserte ham i en sterk posisjon til å bidra til den voksende vitenskapen om statistikk. Demings prøvetakingsteknikker, for eksempel, er fortsatt i bruk av U.S. Department of the Census og Bureau of Labor Statistics.

En av de store suksessene til Demings arbeid kan uten tvil sees på som hans innflytelse på det japanske etterkrigstidens økonomiske mirakel; hvor Japans økonomi kom seg etter krigstidsskader for å hevde seg som den nest største økonomien i verden.

I 1950 holdt han en tale til Hakone Convention Center i Tokyo om konseptet hans Statistisk produktkvalitetsadministrasjon . Temaene i denne talen er de vi vil utforske gjennom denne artikkelen, spesielt:

mmc.exe

• Å ha et system på plass for kontinuerlig kvalitetsforbedring
• Reduserer defekter gjennom høyere nivåer av ensartet kvalitet
• Forstå hva kvalitet skal bety i kontekst

Demings arbeid utvides videre til konsepter for handel og styring, men vi vil først og fremst fokusere på prosessforbedring. Hvis du vil lese mer av Demings perspektiver første hånd, kan du få tilgang til teksten hans Den nye økonomien på Google Scholar nå med de innledende delene åpne for tilgang.

Hvordan bruke Deming-syklusen for å forbedre forretningsprosessene dine

Som vi har etablert, er Deming-syklusen en fire-trinns tilnærming til kontinuerlig forbedring. Denne delen beskriver hvert av de fire stadiene, og forklarer hvordan du kan implementere hvert trinn i virksomheten din for å kontinuerlig forbedre kvaliteten og prosessene.

Plan

• Forstå definisjonen din av kvalitet
• Hvordan vet du om en endring er en forbedring?
• Kan du forutsi resultatene dine?

Det første målet i Deming-syklusen er å planlegge fremover for å forstå hva du ønsker å oppnå. Dette er både et praktisk og teoretisk trinn.

På den ene siden har du ikke å gjøre med vitenskapelig oppdagelse, du har med forretningsprosesser å gjøre. Så du har en klar intensjon om å forbedre noe i virksomheten, enten det er operasjonelt eller om produktet. Dette er retningsgivende for sluttmålet ditt gjennom etterforskningen.

På den andre tester du også dine egne prediktive og analytiske metoder. I hvilken grad kan du diagnostisere dine eksisterende problemer? Hvor godt kan du estimere oppnåelsen din? Hvilke problemer vil oppstå som du kan markere på forhånd?

Planleggingsstadiet er både et forsøk på å forbedre resultatene dine og en vitenskapelig undersøkelse av din egen evne til å forstå virksomheten din.

I dette stadiet ønsker du å teste og analysere for hva som er galt med produktet eller hvordan det kan forbedres. Du vil også prøve å forstå hvilke endringer du kan gjøre for å takle disse problemene eller gjøre noe bedre. Du vil se på å kartlegge operasjonelt hvordan denne forbedringen kan styres og oppnås. Til slutt vil du håpe å kunne forutsi resultatene av arbeidet med prosessforbedring.

Gjøre

• Start med testing i liten skala
• Implementer iterative endringer i eksperimentene dine for å teste variabler
• Dokumenter hvert trinn

I gjennomføringen av planen vil Deming fortsette å gjenta viktigheten av å forbli tro mot de vitenskapelige verdiene som ligger til grunn for undersøkelsen.

I stedet for bare å bestemme seg for å gjøre en endring og plutselig overhale alle operasjoner, er det viktig å få til endring sakte og iterativt mens man tester hypoteser. Ved å bruke studier som kan måles mot kontrollgrupper, kan du bedre forstå dataene du mottar, slik at du ikke bare kan forbedre resultatet, men å forstå nøyaktig hvorfor resultatet ble forbedret av endringene du vedtok.

For Deming bør du gjennomføre implementeringen som om det var et vitenskapelig eksperiment.

Studere

• Stemte resultatene dine med spådommene dine?
• På hvilke måter var resultatene forskjellige og hvorfor?
• Hvordan kunne du teste variabler som tidligere ikke var redegjort for?

Studiestadiet er nøkkelpunktet for differensiering fra PDCA-syklusen. For Deming vil resultatene av planleggingen og gjennomføringen vises i denne fasen. Imidlertid er resultatene større enn bare om prosessen ble forbedret eller ikke. Resultatene inkluderer hvorvidt prosessen ble forbedret av de grunnene du trodde den ville bli bedre. De vil også inkludere om du var i stand til å forutsi de endrede resultatene på forhånd.

Studiestadiet, for Deming, lærer oss å trekke konklusjoner som en vitenskapsmann gjør, i stedet for bare å spørre om det fungerte. Spørsmålet til Deming er ikke Fungerte det? men hvorfor fungerte det? .

Vi kan se denne etosen i følgende sitat fra Deming-instituttet :

Dr. Deming la vekt på PDSA-syklusen, ikke PDCA-syklusen, med et tredje trinn med vekt på Studie (S), ikke Check (C). Dr. Deming fant ut at fokuset på Check handler mer om implementering av en endring, med suksess eller fiasko. Fokuset hans var på å forutsi resultatene av en forbedringsinnsats, studere de faktiske resultatene og sammenligne dem for å eventuelt revidere teorien. Han understreket at behovet for å utvikle ny kunnskap, fra læring, alltid styres av en teori. Til sammenligning fokuserer sjekkfasen av PDCA-syklusen på suksessen eller fiaskoen til en plan, etterfulgt av nødvendige rettelser til planen i tilfelle feil .

Handling

• Implementer de anbefalte endringene
• Spor ytelse og data over tid
• Gi all dokumentasjon til selskapet for å forbedre intern teori

Act-fasen er både den siste fasen av prosessen vår og den første fasen av vår neste syklus.

På et praktisk nivå kan lovstadiet føre til at praksisen til en av de kontrollerte studiene implementeres på tvers av virksomheten. Nå som vi har lært at produksjonen kan økes ved å gjøre handling x , vi ønsker å gjøre handling x i hver relevant avdeling.

Act-stadiet er både implementering av forbedringer i selskapet og implementering av ny kunnskap i vår teori om vårt eget selskap. Act-stadiet bør forsøke å syntetisere den nye informasjonen som ble samlet inn i studiefasen med vår bredere forståelse av hvordan virksomheten vår opererer.

På samme måte som resultatene av gjentatte eksperimenter skaper ny kunnskap som er nyttig for både betingelsene for disse eksperimentene og hele den vitenskapelige kunnskapen som helhet, så må også resultatene dine innlemmes i nye premisser der du kan starte syklusen på nytt friskt.

( Kilde )

Nå har vi dekket hvert av de fire Deming-syklusstadiene, og vi er kjent med konseptet, jeg kan vise deg en PDCA-mal for endringsadministrasjon, som teamet på Process Street har laget, for å hjelpe deg med følgende:

• Start et nytt forbedringsprosjekt
• Utvikle et nytt eller forbedret design av en prosess, et produkt eller en tjeneste
• Definer en repeterende arbeidsprosess
• Planlegg datainnsamling og analyse for å verifisere og prioritere problemer eller rotårsaker
• Implementere endringer
• Arbeid for kontinuerlig forbedring

For å få denne malen, klikk på linken nedenfor, legg den til kontoen din og følg instruksjonene. Hvis du ennå ikke er Process Street-bruker, kan du det melde deg på for en gratis prøveperiode; det tar 5 sekunder.

Klikk her for å få tilgang til PDCA Cycle Change Management Model Process Checklist

laptop-tastaturet er låst

Det viktige skillet mellom PDSA og PDCA

Vi har allerede dekket litt av elementene som skiller PDSA og PDCA.

På overflaten ser forskjellen ut til å være inkluderingen av studiestadiet mot sjekkestadiet. Det ser ut som en liten forskjell. Likevel, for Deming, stikker denne forskjellen mye dypere.

Følgende er et kort utdrag fra en utmerket artikkel med tittelen Sirkler tilbake av Moen og Norman:

Den 17. november 1990 skrev Deming et brev til Ronald D. Moen for å kommentere manuskriptet til Improving Quality Through Planned Experimentation, medforfatter av Moen, Thomas R. Nolan og Lloyd P. Provost. Sørg for å kalle det PDSA, ikke korrupsjons-PDCA, skrev Deming i brevet.

For Deming handler PDCA om å behandle prosesseksperimentene dine som hypotesetesting – fungerte det eller fungerte det ikke? Var hypotesen sann eller alternativet sant?

Du kan lese mer om hypotesetesting i min nylige artikkel: DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps

PDCA angår seg selv, i Demings øyne, som om prosessforbedring gjennom defektreduksjon; gjennom et fokus på mekanikken i selve prosessen.

Deming ser ikke noe galt med dette når det brukes riktig, men det stemmer ikke overens med hans generelle filosofi om hva prosessforbedring er. Demings mål var å tolke på nytt Bacons vitenskapelige metode for praktisk bruk i forbedring av forretningsprosesser. I Demings øyne skjærer denne diskusjonen til hjertet av vitenskapsfilosofi .

En av de store suksessene til Bacons teori om den vitenskapelige metoden, og en som ble belyst i større dybde av Immanuel Kant , var måten den knyttet sammen to konkurrerende tilnærminger til hvordan mennesker kan finne sannhet. Disse to epistemologiske tilnærmingene – forenklet – kranglet mellom å teste ting i den materielle verden gjennom observasjon og eksperimenter, og å bruke verktøy som logikk og matematikk for å avdekke sannheter.

Vitenskapens store suksess kom fra filosofer som knytter disse to tilnærmingene sammen og skapte en robust flerbruksmetode for undersøkelser som har drevet menneskelig kunnskap og innovasjon.

For Deming forsøkte PDSA å konstruere teori. Fra teorien kan vi lære mer om virksomhetene våre og hvordan de eksisterer, ved å gjøre det vil vi kunne forbedre dem og tilpasse dem. Vi gjennomfører eksperimenter for å både teste og informere teorien vår, og konstruerer vår kunnskap om selskapet slik vi ville konstruert kompleks vitenskapelig teori.

Deming ser på at PDCA mangler den vitenskapelige strengheten og det elementet av teori - han ser at det er for opptatt av hypotesetesting og andre forenklede undersøkelser.

Nøkkelspørsmålet her er kvalitet . Deming er ganske fordømmende til påstandene om at kvalitet er ansvaret til den enkelte som opererer i en prosess, i stedet for å tro at kvaliteten ligger i hendene på selskapets president. Årsaken er at Deming presser på for at kvalitet skal være den primære drivkraften innenfor en storslått forretningsteori – hvordan en virksomhet skal drive, drive, designe og produsere.

Som sådan mangler kvalitet definert som null defekter - sett med øynene til PDCA eller Six Sigma - en teori om å være.

Deming ønsker å forsterke viktigheten av denne teorien om kvalitet gjennom alle stadier av en prosess.

Hvis vi ser på teksten hans, Den nye økonomien , ser vi utallige eksempler hvor han illustrerer dette:

[På biler] Ytelse og stil, uansett hva disse ordene betyr i hodet til kundene, må vise konstante tegn på forbedring. Null feil er ikke tilstrekkelig.

I et annet avsnitt diskuterer han å delta på en konferanse og lytte til 10 forskjellige presentasjoner av rapporter fra team om å redusere feil. Han beskriver et publikum på 150, som lytter nøye, ønsker å lære og forbedre seg. Han kommenterer:

De forsto ikke, tror jeg, at deres innsats i tide kunne bli enestående vellykket – ingen mangler – mens selskapet deres avslår .

Deming illustrerer sin teori om kvalitet ved å ta opp en bedriftspresidents kommentarer om hvor kvalitet kommer fra og hvis ansvar det er å sikre den, sett i dette bildet nedenfor:

En måte å tenke på teorien på er å spille på Demings fokus på bilprodusenter.

Hvis vi ser på Ford, som uten tvil fortsatt presterer beundringsverdig, ser vi et selskap med massiv industriell slagkraft og utrolig effektive produksjonsprosesser; Ford produserer nesten helt sikkert på seks sigmas. Likevel, til tross for alt dette, har Tesla høyere markedsverdi og fremstår, i publikums hode, som bilens fremtid.

Bare å redusere defekter i prosesser resulterer ikke nødvendigvis i innovasjon som endrer spillet.

Ideen om å holde kvalitet sentralt i prosessforbedringsmetodikken, er det Deming ser på som skillet mellom PDSA-prosessen hans og den mer granulære og smale PDCA.

redline et word-dokument

Her er tre flere Process Street-maler som du kan bruke til å forbedre kvaliteten ved å kontinuerlig forbedre.

FMEA-mal: Feilmodus og effektanalyse

Bruk denne malen til å identifisere individuelle problemer, eller feil, som kan oppstå i en prosess. Finn deretter årsakene til disse problemene og feilene og prioriter dem i rekkefølge etter viktighet. Når de først er prioritert, kan disse problemene takles og prosessen optimaliseres.

Klikk her for å få tilgang til FMEA-malen: Feilmodus og effektanalyse!

SWOT-analysemal

Bruk denne malen til å analysere organisasjonen, prosjektet eller prosessen din ved å bruke fire attributter (styrker, svakheter, muligheter og trusler) for å bestemme en strategi for forbedring eller optimalisering. Det er nyttig for å vurdere risiko og potensielle belønninger, samtidig som du forstår de viktigste faktorene som påvirker suksessen (eller fiaskoen) til virksomheten, prosjektet eller prosessen.

Klikk her for å få tilgang til SWOT-analysemalen!

McKinsey 7-S modellprosesssjekkliste

Bruk denne malen til å fremheve svakhetene i organisasjonen din og områdene som krever mest forbedring. Malen oppfordrer deg til å analysere følgende 7 aspekter ved bedriften din, og detaljere hvordan hvert aspekt påvirker hverandre:

1. Strategi
2. Struktur
3. Systemer
4. Delte verdier
5. Stil
6. Personale
7. ferdigheter

Klikk her for å få tilgang til McKinsey 7-S modellsjekklisteprosessen!

Hvordan PDSA er ansatt i det medisinske feltet

( Kilde )

Som vi skisserte i introduksjonen, er PDSA rutinemessig dårlig eller feilaktig brukt innen det medisinske feltet med BMJ papir som sier:

Å bruke disse kriteriene for å vurdere fagfellevurderte publikasjoner av PDSA-sykluser viser en inkonsekvent tilnærming til anvendelse og rapportering av PDSA-sykluser og mangel på overholdelse av nøkkelprinsippene for metoden. Bare 2/73 artikler viste samsvar med kriteriene i alle fem prinsippene .

De to oppgavene som besto testen, i tilfelle du ønsker å lese dem, var:

• Lynch-Jordan AM, Kashikar-Zuck S, Crosby LE, et al. Anvendelse av kvalitetsforbedringsmetoder for å implementere et målesystem for kronisk smerterelatert funksjonshemming. J Pediatr Psychol 2010;35:32–41. Gratis tilgang her .
• Varkey P, Sathananthan A, Scheifer A, et al. Bruk av kvalitetsforbedringsteknikker for å forbedre pasientopplæring og rådgivning om diagnose og behandling. Qual Prim Care 2009;17:205–13. Gratis tilgang her .

Så hvilke 5 kriterier bestemte BMJ-forskerne var nødvendige for å bli oppfylt for å vurdere PDSA riktig brukt?

La oss undersøke!

Speil den vitenskapelige metoden

… formulere en hypotese, samle inn data for å teste denne hypotesen, analysere og tolke resultatene og trekke slutninger for å iterere hypotesen .

Det mest grunnleggende prinsippet for forskerne er at studiene de analyserer tydelig følger kjerneelementene i den vitenskapelige metoden. Enkelt nok.

Starter med småskala tester

De pragmatiske prinsippene for PDSA-sykluser fremmer bruken av en småskala, iterativ tilnærming til testintervensjoner, da dette muliggjør rask vurdering og gir fleksibilitet til å tilpasse endringen i henhold til tilbakemeldinger for å sikre at løsninger som passer til formålet utvikles. .

Forfatterne er raske til å merke ekstra fordeler ved småskala testing, inkludert:

• Frihet for forskere til å handle og lære
• Minimere risiko for pasienter
• Minimere organisasjons- og ressursnivåene som kreves
• Gir mulighet til å engasjere interessenter tidlig i prosessen

Forutsi resultatene dine

I tråd med den vitenskapelige eksperimentelle metoden fremmer PDSA-syklusen prediksjon av utfallet av en endringstest...

Dette krever sterk kunnskap om hva du ønsker å gjøre og hvordan det vil fungere i sammenheng med et komplekst scenario med flere variabler. Jo sterkere teorien er, jo bedre kan disse variablene redegjøres for. Å kunne forutsi utfall på forhånd er en større validator for teorien din enn om eksperimentet fungerte eller ikke.

Måler dataene dine over tid

Som en anerkjennelse av å arbeide i komplekse omgivelser med iboende variasjon, hjelper måling av data over tid å forstå naturlig variasjon i et system, øke bevisstheten om andre faktorer som påvirker prosesser eller utfall, og forstå virkningen av en intervensjon.

Fortsatt testing over tid bidrar til å avsløre et større antall variabler som kan ha en effekt på utfall. Deming, i Den nye økonomien , diskuterer design av en bildør: Dørens vekt må perfeksjoneres, men den må utsettes for vindfulle dager, regnværsdager og slitasje før du vet om den er riktig.

Dokumentere dine prosesser og funn

Som med alle vitenskapelige metoder, er dokumentasjon av hvert trinn i PDSA-syklusen viktig for å støtte vitenskapelig kvalitet, lokal læring og refleksjon og for å sikre at kunnskap fanges opp for å støtte organisatorisk minne og overførbarhet av læring til andre settinger .

onedrive administrasjonssenter

Hvis Demings tilnærming handler om å bygge en total teori om virksomheten din å operere fra, så gir det ingen mening å ikke dokumentere aktivitetene dine. Hvert funn er et datapunkt, ikke bare om eksperimentet fungerte eller ikke. Uten alle datapunktene vil teorien som driver virksomheten din fremover ikke være den beste den kan være.

Ikke bare optimaliser en prosess, forbedre den!

( Kilde )

Demings tilnærming ser ut til å ønske at vi skal ta av blinklysene.

Slutt å se nøye på bare små justeringer for å fjerne ineffektivitet i prosesser og begynn å tenke stort på hvordan prosessene dine kan forbedres for å øke kvaliteten – uansett hvilken kapasitet som finnes.

For å hjelpe deg med dette, og definere prosessen du ønsker å optimalisere, måle hvordan den fungerer for øyeblikket, analysere hvordan den kan optimaliseres, bestemme hvordan den skal forbedres, implementere den nye prosessen og lage en plan for å måle den og gjennomgå den på nytt i fremtid, bruk gjerne denne prosessen for å optimalisere en prosess:

Klikk her for å få tilgang til prosessen for optimalisering av en prosess

Jeg har nevnt Process Street noen ganger i løpet av dette innlegget, og jeg har gitt deg fem flotte Process Street-forbedringsmetodemaler som du kan ta bort og bruke til ditt hjerte, men du lurer kanskje på hvem er egentlig Process Street ?

Hvem er Process Street?

Process Street er superkraftige sjekklister . Det er state-of-the-art programvare for forretningsprosessstyring (BPM) som spesialiserer seg på å gjøre gjentakende arbeid morsomt, raskt og feilfritt for team overalt.

Ta en titt på denne introduksjonsvideoen, eller les denne hjelpeartikkelen , for å finne ut litt mer om hvem Process Street er:

Som du kan se, med Process Street kan du lage en prosess for alt og alt; fra innføring av en ny ansatt til å skrive din daglige oppgaveliste.

Velg en prosess, bygg en mal for den valgte prosessen, eller bruk en av våre mange forhåndslagde maler (som de jeg har gitt deg i dette innlegget), og hver gang du trenger å gå gjennom denne prosessen, kjør en person sjekkliste fra den malen. Sjekklister kan være så enkle eller så detaljerte du vil.

Lag intuitive og nyttige oppgaver ved å bruke disse funksjonene:

• Stopp oppgaver
• Dynamiske forfallsdatoer
• Oppgavetillatelser
• Betinget logikk
• Godkjenningsoppgaver
• Bygg inn widget
• Rolleoppdrag

Eller koble til tusenvis av apper via Zapier , webhooks eller API-integrasjon for å automatisere så mye av prosessen som mulig og gjøre livet enklere.

Se dette webinaret for mer informasjon om hvordan du virkelig kan automatisere prosessene dine:

Hvis du vil lese om emnet prosessforbedring, ta en titt på disse relaterte artiklene

Prosessforbedringsrelaterte artikler

• Prosessforbedringer: Ditt ultimate verktøysett med 17 gratis maler
• Prosessforbedring: Stopp dårlige prosesser som dreper virksomheten din
• Knipeanalyse: Tips for prosessforbedring fra termodynamikk, biler og matlaging
• Agile ISO: Hvordan kombinere samsvar med rask prosessforbedring
• Veiledning til prosessforbedring
• Foreta kreative arbeidsflytforbedringer
• De 24 beste plattformene for forretningsprosessstyring for 2019
• Grunnleggende forretningsprosesser og forretningsprosessledelse

Så, for å avslutte dette innlegget; ifølge Deming bør vi bruke de samme nivåene av vitenskapelig strenghet som vi forventer av toppforskere. Vi bør bygge etter en storslått teori om kvalitet i vår egen virksomhet og skreddersy hver prosess for å tjene sin del i å møte disse behovene.

Deming er en av bestefedrene til prosessledelse og kvalitetsforbedring, men som BMJ-studien viser, må vi bli omskolert på ideene hans nå så mye som før.

Har du brukt PDSA i virksomheten din? Har du lest The New Economics? Gi meg beskjed om dine tanker og erfaringer i kommentarene nedenfor!