Hva er en prosess? En ikke-kjedelig guide for vanlige mennesker

Prosesser er mye mer interessante enn du først tror. Det er ikke en slags spøk - de er interessante, jeg sverger. Men hva er en prosess?

Selv om de er det definert som en samling av sammenhengende arbeidsoppgaver initiert som svar på en hendelse som oppnår et bestemt resultat , det er litt av en bakhistorie som hjelper oss å skjære gjennom bedriftens beroligende midler og forstå hva en prosess er, og hvorfor prosesser betyr noe .

Først noen eksempler på prosesser:

• Rengjøring av butikken
• Finne en e-postadresse
• Utplassering av programvare
• Kundeprofilering
• Introduksjon av en ny ansatt
• Planlegger et bryllup

Men hvorfor er disse prosessene? Hvorfor er de ikke bare jobber som skal gjøres? Poenget er at når du formaliserer en prosess, tenker du på arbeidsflyten med tanke på produktivitet og det gjør det lettere å utføre og optimalisere.

hjerte symbol ord

Den første forretningsprosessen noensinne

Den tidligste kjente definisjonen av en forretningsprosess kommer fra skotsk økonom Adam Smith . Han bryter ned ideen til de enkleste elementene i 1776 beskrevet en forretningsprosess på plass ved en teoretisk pinnefabrikk, som involverer 18 separate personer for å lage én pinne:

En mann trekker ut ledningen, en annen retter den, en tredje klipper den, en fjerde peker den, en femte sliper den på toppen for å motta hodet: å lage hodet krever to eller tre forskjellige operasjoner: å sette det på er en spesiell virksomhet, å bleke pinnene er en annen … og den viktige virksomheten med å lage en pinne er på denne måten delt inn i omtrent atten forskjellige operasjoner, som i noen fabrikker alle utføres av forskjellige hender, men i andre vil den samme mannen en gang utføre to eller tre av dem.

Hvorfor skal vi bry oss om hvor mange som skal til som lager pinnene, eller hvor mange trinn som er i prosessen? Vel, Smith fant det ved å lage en prosess og tildele trinnene til individuelle spesialister, økte produktiviteten 24 000 % .

Arbeidet til en pinnefabrikk fra 1700-tallet, og bildet som inspirerte Adam Smith til å skrive den første definisjonen av en forretningsprosess.

Bruke prosesser for å jobbe 5 ganger raskere

En prosess er nødvendig for arbeidsdelingen fordi oppgaven ikke bare er i én persons hode lenger.

En fullstabel pinneingeniør kan være en god person til å skrive prosessen, men bør ikke kjøre den fra start til slutt alene - jobben er 240 ganger mer effektiv når den er delt opp mellom pinnespesialister: personen som klipper pinneledninger hele dagen er mindre feilbar enn den solo pin mester håndverkeren. La oss slutte å snakke om pinner.

På en vintermorgen i 1907, Henry Ford tok Charles E. Sorensen til Piquette Avenue Plant , en tom bygning i Detroit som skulle fortsette å bli fødestedet til USAs første masseproduserte rimelige bil. Vi skal starte en helt ny jobb, fortalte han produksjonssjefen.

Piquette Avenue-anlegget i Detroit, Michigan. Stedet for verdens mest innflytelsesrike implementering av forretningsprosesser.

Ford forklarte ideen sin for en ny prosess. I stedet for at en håndverker laget et produkt alene, ble alle lært opp til å gjøre en av 84 enkle, repeterende jobber. Med denne nye tilnærmingen til prosesser kuttet Ford produksjonstiden til Modell T ned fra 12,5 timer til 2,5 timer.

Ikke bare var det en triumf for Fords bankkonto, det var et av de mest revolusjonerende øyeblikkene som noensinne har skjedd, ikke bare i bilens eller produksjonshistorien, men i hele virksomhetens historie.

De tre typene prosesser enhver virksomhet trenger

Du vet det prosesser er et sett med logiske instruksjoner som skal utføres fra start til slutt , men visste du at det finnes tre typer prosesser? Disse er:

• Ledelsesprosesser
• Driftsprosesser
• Støtte prosesser

Ledelsesprosesser

Ledelsesprosesser er ikke så laserfokusert på å ta en oppgave fra start til slutt som de er fokusert på å planlegge og projisere fremtiden til selskapets operasjoner.

Et eksempel på en ledelsesprosess kan være en administrerende direktør som planlegger hvordan man best kan organisere markedsføringsteamets tid og energi for en PR-lanseringskampanje. Prosessdelen vil være å allokere ressurser, definere tidsrammer og sjekke at systemene er på plass og optimalisert.

Operasjonelle prosesser

Operasjonelle prosesser angår din kjernevirksomhetsprosess. Hvis du er et t-skjortefirma, er en av kjerneoperasjonsprosessene dine å ta bestillinger over telefon. En annen ville være å få produserte t-skjorter av for å bli sendt.

hvordan spiller du bildebok

Uansett hva virksomheten din gjør i kjernen, bør det være vanntette prosesser på plass for å gjøre virksomheten din skalerbar og effektiv.

Støtte prosesser

Overraskelse – støttende prosesser støtter ledelses- og driftsprosessene. Selskapet er avhengig av disse prosessene for å støtte opp planlegger og driver med deler av virksomheten. Det er prosesser som teknisk støtte, ansatt onboarding eller ansettelse av en praktikant.

Selv om dette ikke er det selskapet gjør for å tjene penger, letter de hovedinntektsstrømmen og gjør det slik at styringsprosessene har noe å administrere, og at de operasjonelle prosessene er så friksjonsfrie som mulig.

Anatomien til en prosess

Når en prosess er dokumentert på papir (eller forhåpentligvis digitalt), gjøres det i form av et standard driftsprosedyredokument. Selv om de ikke er den typen ting du bør lese på en 18-timers flytur, gjør de prosessene mye enklere å forstå, distribuere, lære bort og optimalisere.

En SOP kan inneholde:

• En overskrift med tittel, dato, forfatter og ID
• En trinn-for-trinn liste over instruksjoner
• Teamet eller individet som er ansvarlig for å utføre hver oppgave
• Ressursene (utstyr, penger, tid, støttende team) som brukeren trenger
• Referanser til andre SOP-er

Vanligvis vil bedrifter og offentlige organer lage kompleks SOP-dokumentasjon. Klikk her for et eksempel på et introduksjonsdokument til et sett med SOP-er laget av General Electric for ansatte som arbeider med UNICORN-kontrollerte systemer. Du vil legge merke til at det er en tabell med kodenummer og SOP-betegnelser samt forklaringer av terminologi.

Få et utdrag fra en faktisk SOP for å kjøpe et kjøretøy her . Igjen, det er veldig grundig og bruker samme stil som mange bedrifter bruker for å sikre at SOP er vanntett.

… Men noen ganger vil en SOP ikke være så komplisert.

Mindre selskaper skriver effektive prosesser som bare får jobben gjort, og det er mindre behov for forfatter og SOP ID når de er skrevet med SOP-programvare som vil lage det manuelt. Det samme gjelder referansedelen, som nå gjøres med hyperlenker. Nedenfor er en enkel SOP laget av Process Street:

Problemprosessene løser

I The Checklist Manifesto — en bok vi ikke kan slutte å snakke om Om — Atul Gawande snakker om hvordan han implementerte en sikkerhetsprosess ved Johns Hopkins sykehus.

Det virket enkelt, og det var ikke så kult som de andre ideene de hadde hatt, som robotkirurgi. Men i virkeligheten var det det mest effektive verktøyet som kunne vært implementert, og det var bare et ark.

Undersøkt etter implementeringen av sjekklisten, sa 78 % av det medisinske personalet ved sykehuset at de la merke til at sjekklisten forhindret en feil. Og, det ultimate beviset: 93 % av kirurgene ville ønske at sjekklisten ble brukt på dem hvis de var på operasjonssalen under operasjon.

Dette er prosessen:

Dette neste eksempelet er et mer håndgripelig, katastrofalt.

På morgenen den varmeste dagen i året – 17. juli 1865 – kolliderte to tog fullpakket med barn i Whitemarsh Township, Pennsylvania, og drepte rundt 60 og skadet over 100.

Et maleri av The Great Train Wreck fra 1856 av en ukjent kunstner

Årsaken? Wikipedia har det oppført som 'menneskelig feil'.

Togene trakk langt flere vogner enn de kunne håndtere, noe som betyr at sjåførene måtte stoppe med jevne mellomrom for å gjenvinne motortrykket de trengte for å fortsette. Med denne uberegnelige oppførselen var ikke toget i rute og kommuniserte det ikke til de omkringliggende stasjonene.

Sjåføren trodde han kunne ta igjen tapt tid og holde seg i rute, så han skjøt motoren, tok et alternativt spor og tenkte at han ville være unna Aramingo , et annet tog kjører ut av Wissahickon omtrent samtidig.

I en blind sving traff kjelene til de to togene og forårsaket en eksplosjon som ble hørt opptil 5 miles unna. De tre vognene nærmest kjelene ble sprengt i splinter, og resten tok fyr og sporet av.

hvordan sjekke hvilket .net-rammeverk som er installert

Som svar på denne katastrofen, North Pennsylvania Railroad har justert prosessene sine. De avgjorde at ingen to tog som kjører i to retninger vil dele samme spor, og telegramkommunikasjon med nærliggende stasjoner ble gjort obligatorisk.

Bruk av prosesser i virksomheten din

I dag venter ikke bedrifter (vanligvis) til en katastrofal fiasko inntreffer før de tenker over prosesser. Hvis du ikke formelt bruker prosesser, er det aldri for tidlig.

Skaff deg en gratis Process Street-konto og begynn å lage prosesser, systemiser virksomheten din og del opp oppgaver. Som vi har sett, kan prosesser øke produktiviteten med 24 000 %.

Få Den komplette veiledningen til forretningsprosessledelse

Går teamet ditt glipp av tidsfrister på grunn av usikre ansvarsområder?

Tar nye ansatte for lang tid å ombord og trene?

Bedrifter som implementerer prosesser har en 280 % høyere suksessrate på prosjektene deres (95 %) versus de som ikke gjør det (25 %).

Begynn å kutte kostnader på mindre enn en uke ved å systemisere teamets arbeid, knuse flaskehalser og eliminere bortkastet tid og krefter.

Hva står i boken?

• Hva er en prosess? En ikke-kjedelig guide for vanlige mennesker
• Hvordan prosesser beskytter virksomheten din fra å krasjer og brenner
• Hvorfor normalisering av avvik skader bedriften din
• Hva er Business Process Management? En veldig enkel introduksjon
• Forretningsprosessanalyse (uten det kjevebrytende gjesp)
• Hvorfor du bør bry deg med forretningsprosessmodellering
• Hvordan bytte til BPM-programvare når du bare bruker papir
• Reengineering av forretningsprosesser: Hva du skal gjøre hvis bedriften din svikter
• Er outsourcing av forretningsprosesser relevant for din lille bedrift?