Hva er en arbeidsflyt? En nybegynnerveiledning for arbeidsflytstyring

Hvis du ser på Googles forside for hva som er en arbeidsflyt, er det første resultatet bokstavelig talt ordbokdefinisjonen.

Sekvensen av industrielle, administrative eller andre prosesser som et stykke arbeid går gjennom fra igangsetting til fullføring.

Så har du Kissflows definisjon, som ikke er klarere:

En sekvens av oppgaver som behandler data gjennom en bestemt vei fra igangsetting til fullføring.

Og så er det, vel, denne siden. Og hvordan definerer vi en arbeidsflyt?

Hvordan laste ned microsoft edge

En arbeidsflyt er hvordan du får arbeidet gjort.

Nå kommer vi et sted.

Hva er en arbeidsflyt?

Arbeidsflyter er en rekke trinn som må fullføres i en prosess.

Tenk på det bokstavelig talt som arbeid som flyter fra et stadium til det neste, enten det er gjennom en kollega, verktøy eller en annen prosess. Du kan utføre en full arbeidsflyt alene (som å skrive, redigere og publisere et blogginnlegg), eller det kan involvere flere personer (som å fakturere en klient).

Hvorfor er arbeidsflyter viktige?

For bedrifter kan arbeidsflyter bli ekstremt kompliserte.

Tenk på ombordstigningsprosessen for ansatte. Flere ulike avdelinger må koordinere for å fullføre den prosessen riktig. I tillegg til å miste det nye talentet ditt, kan dårlig introduksjon også føre til alvorlige overholdelsesproblemer.

Det er på dette nivået de må overvåkes, administreres og optimaliseres på riktig måte for å sikre at de er så effektive som de kan være.

Hva er forskjellen mellom arbeidsflyter og prosesser?

Arbeidsflyt og prosess blir ofte brukt om hverandre. Med tanke på at de ofte kommer som et matchet sett, er dette forståelig.

Bildet ovenfor viser de store forskjellene mellom arbeidsflyter og prosesser, men hovedpoenget er:

EN prosess er en metode som brukes til utføre en sekvens av aktiviteter .

EN arbeidsflyt er en verktøy pleide å legge til rette for den metoden .

Hvis vi går tilbake til eksemplet med ansattes ombordstigning, er prosessen alle de forskjellige trinnene som må tas, for eksempel:

• Papirer fylt ut
• Arbeidsstasjon satt opp
• Opplæring

Arbeidsflyten kartlegger disse trinnene i en tydelig struktur, slik at det er enkelt å visualisere hva som må gjøres i et diagram eller en sjekkliste.

Beste praksis for arbeidsflyt

For å bygge en effektiv arbeidsflyt må du svare på tre viktige spørsmål:

• Hvilke nøyaktige jobber må gjøres?
• Hvem har ansvaret for hver jobb?
• Hvor mye tid vil hver oppgave ta?

Ved å svare på disse spørsmålene og strukturere svarene i et diagram eller en prosess, får du en arbeidsflyt.

Ved å måle arbeidet som må gjøres, kan du styre hvor optimalt det utføres. Ellers har du ingen anelse om hva som skjer eller hvor flaskehalsen i teamets aktivitet ligger.

Stadier av en arbeidsflyt

Å bygge en arbeidsflyt kommer ned til 5 stadier:

1. Identifiser oppgavene som må gjøres
2. Bestem hvem som er ansvarlig for disse oppgavene
3. Organiser oppgavene i en rekkefølge
4. Test arbeidsflyten
5. Gjennomgå og gjenta

Det er viktig å øve på kontinuerlig forbedring når det gjelder å opprettholde arbeidsflytene dine. Å gjøre disse små justeringene underveis vil sikre at arbeidsflyten din bare inkluderer de mest nødvendige og oppdaterte oppgavene – og du slipper å bruke tid på en større overhaling i etterkant.

De 3 grunnleggende komponentene i en arbeidsflyt

Mens antall oppgaver i hver arbeidsflyt kan variere fra 8 til 80, består hver arbeidsflyt av 3 grunnleggende komponenter:

Avtrekker:Hendelsen som starter arbeidsflyten. Dette kan være en handling, avgjørelse, et bestemt tidspunkt eller et svar på noe.Oppgaverekke/arbeidet:Dette inkluderer alle oppgavene, menneskene og leveransene som er involvert i arbeidsflyten.Resultater:Hva arbeidsflyten produserer. Et resultat eller utfall kan være noe håndgripelig som å kjøpe en tjeneste eller mer abstrakt som å få tilgang til bestemt informasjon.

Rekken med oppgaver vil ta mesteparten av arbeidsflyten, men både triggeren og resultatene er like viktige. Hvis du ikke vet hvor prosessen skal starte og avsluttes, vil arbeidsflyten din være ganske ubrukelig.

Typer arbeidsflyter

Fordi det alltid er best å gjøre ting i tre, er det tre primære typer arbeidsflyt du vil møte:

• Prosjektarbeidsflyter
• Enkle prosessarbeidsflyter
• Betinget prosess arbeidsflyt

Å analysere den eksakte forskjellen mellom disse typene kan til tider være vanskelig, men som med alt, må du sørge for at du bruker riktig verktøy for jobben.

Prosjektarbeidsflyter er den mest forenklede typen. De er vanligvis engangsarbeidsflyter designet for å holde et prosjekt på rett spor, slik at leveransene kommer i tide, ansvarligheten er tydelig og teamet ditt ikke opplever noen flaskehalser.

Du kan kanskje gjenbruke deler av en prosjektarbeidsflyt. Innholdsteamet lager for eksempel flere deler av innholdet.

Hver av disse er et lite prosjekt. Avhengig av en rekke faktorer, er de nøyaktige trinnene ikke alltid de samme. Siden den totale prosessen er , men vi kan gjenbruke arbeidsflyten for innholdsskaping til ting som forskning, anmeldelser og bildeforespørsler.

Deretter har du enkel prosess arbeidsflyt . Denne typen arbeidsflyt dekker alle dine forutsigbare, repeterbare oppgaver. Å sende en faktura eller godkjenne avspasering er enkle prosessarbeidsflyter.

Uansett hva: Ingenting endres. Arbeidsflyten følger nøyaktig samme tider på nøyaktig samme måte hver gang arbeidsflyten kjøres.

Enkel.

Til slutt er det betinget prosess arbeidsflyt . Disse arbeidsflytene bruker en form for hvis da logikk for å strukturere prosessen.

Det er velg ditt eget eventyr-roman med arbeidsflyt: Hvis du vil utforske fangehullet, gå til oppgave 13. Hvis du vil undersøke byen, hopp til oppgave 22.

På Process Street omtaler vi det som betinget logikk, som skaper forgreningsveier innenfor samme arbeidsflyt. Det er flott fordi det betyr at for ting som onboarding eller hjelpebilletter trenger du bare én arbeidsflyt for flere situasjoner.

Lønnsprosessorers klient-arbeidsflyt er et perfekt eksempel på nøyaktig hva betinget logikk kan gjøre:

Hvordan lønnsbehandlere bruker Process Streets betingede logikk for klientintroduksjon

Arbeidsflytoptimalisering

Jeg kom over et innlegg på LinkedIn for ikke lenge siden som snakket om forretningsord og sjargong. Disse buzzwords ble delt inn i to typer:

• For vag til å beskrives på noen annen måte (tenk dynamisk og dens kohorter)
• Så åpenbare at de ikke trengte å bli sagt (nyskapende, kundesentrerte, etc.)

Optimalisering er litt som de buzzwords. Vi vet alle hva optimering betyr i ordboken. Vi vet alle at det er en god ting. Ting er alltid bedre når de er optimalisert.

Men hva betyr optimalisering i forhold til en arbeidsflyt? Hva er en optimalisert arbeidsflyt og hvordan får du det?

Kontinuerlig forbedring

Å bygge en arbeidsflyt er bare det første trinnet. Uten riktig oppmerksomhet kan arbeidsflyter lett bli fastlåst av ineffektivitet og overflødige oppgaver.

Det er her kontinuerlige forbedringer kommer inn. Ved å sjekke arbeidsflytene dine med jevne mellomrom kan du sørge for at de holder seg oppdatert og passer til dine behov. Du kan deretter bestemme om du trenger å gjøre trinnvise eller banebrytende endringer i prosessene dine og hvordan arbeidsflytene kjører.

Inkrementelle endringer er i utgangspunktet hva de høres ut som: Små justeringer og forbedringer du gjør når og når du kommer over dem.

Gjennombruddsendringer er store endringer som vanligvis gjøres av en gruppegjennomgang og beslutningsprosess. Selv om du kan finne på å gjøre trinnvise endringer ganske ofte, må du revurdere arbeidsflyten din (og muligens til og med prosessen).

Six Sigma , DMAIC , lean og kaizen er alle virkelig nyttige verktøy for å implementere kontinuerlige forbedringer.

Automatisering av arbeidsflyt

Automatisering er eksistensen av en arbeidsflyt.

Arbeidsflyter tar alle de ville, intuitive prosessene og bringer orden i dem. Men det betyr ikke at automatisering er innebygd i arbeidsflyten - eller til og med at hver arbeidsflyt trenger automatisering.

Forvirret ennå?.

Arbeidsflytautomatisering er å identifisere hvilke deler av en prosess som kan gjøres uten mye – eller noen – menneskelig involvering.

Noen eksempler på ting du kan automatisere er:

• Sender en standardisert velkomst-e-post
• Overføre data til et regneark
• Legger til en hendelse i kalenderen din
• Behandler en betaling

Dette er alle repeterende oppgaver som kanskje bare tar noen få minutter på egen hånd, men disse minuttene summerer seg.

Dessuten, jo større er sjansen for menneskelige feil. Tenk på det: Du har timer med dataregistrering foran deg. Bare satt der og satt tall i kolonner hele dagen, med den mest spenningen da Tony dukket opp med smultringer den morgenen.

Du starter med gode intensjoner, men på hvilket tidspunkt går du på autopilot? På hvilket tidspunkt treffer du ved et uhell en ekstra null og ender opp med å belaste en klient 00 i stedet for 0? Eller vice versa? De er begge dårlige.

Det er derfor du automatiserer.

Når du har identifisert hvilke oppgaver som skal automatiseres, er implementeringen ganske grei. Med programvare som Zapier kan du sette opp integrasjoner for å koble en trigger i en app til et utfall i en annen.

Du legger inn data én gang. Den sendes til alle stedene den skal være. Du har full nøyaktighet på tvers av alle kanaler, og det koster deg bare tiden det tar å klikke på en knapp.

Fordeler med en arbeidsflyt

Arbeidsflyt reduserer avfall. Bortkastet tid, bortkastet innsats, bortkastede ressurser.

Når du kartlegger prosessene dine, vil du kunne identifisere hvor du har flaskehalser og overflødige oppgaver. Når du vet hvor de er, kan du eliminere dem. Da kan du og teamet ditt fokusere på de nødvendige oppgavene.

Arbeidsflyter er også gode for kommunikasjon, ansvarlighet og åpenhet. En arbeidsflyt skal gjøre det klart hvem som er ansvarlig for hva og når en leveranse skal fullføres. Du trenger ikke å mikroadministrere teamet ditt. Teamet ditt trenger ikke å være mikroadministrert. Alle er lykkeligere.

Siden alle aspekter av en prosess er dokumentert i arbeidsflyten, har alle i teamet informasjonen de trenger når de trenger den. Å redusere feilkommunikasjon forbedrer produktiviteten – og gjør teamet ditt mye mindre frustrert over oppgavene sine og hverandre.

Utfordringer i en arbeidsflyt

Arbeidsflyter trenger konstant oppmerksomhet. Du kan ikke bare bygge en og forvente at den skal fungere perfekt for alltid. Du må vedlikeholde det.

Arbeidsflytvedlikehold kan være tidkrevende og komplisert – spesielt hvis du ikke har praktisert dine prinsipper for kontinuerlig forbedring.

Men å ikke utføre regelmessig vedlikehold forårsaker alvorlige problemer:

• Unøyaktige tids-/kostnadsestimater
• Feilkommunikasjonsfeil
• Hoppe over eller glemme viktige trinn
• Godkjenninger påført uten testing – eller ikke brukt ved behov
• Kostbare flaskehalser

Tenk på en arbeidsflyt som en bil. Biler er veldig nyttige og effektive. Du kan vanligvis få gjort mer på kortere tid ved å kjøre bil enn å gå.

kontorord

Pluss at du ikke trenger å bære alt.

Men biler trenger sjekk. Noen er små – nye dekk, oljeskift, utslippstester og så videre. Noen ganger må du investere litt mer – som en ny starter eller viftereim. I seg selv er ikke disse tingene en stor sak.

Hvis du noen gang har gått for lenge uten oljeskift, vet du nøyaktig hvor viktig regelmessig vedlikehold kan være.

Arbeidsflytprogramvareverktøy og leverandører

Hvis du Google-arbeidsflyt (som du tydeligvis gjorde), vil du se nøyaktig hvor mange typer arbeidsflytprogramvare som finnes der ute. Når du akkurat har kommet i gang med arbeidsflyter – som du er – er det vanskelig å finne ut hvilken som tilbyr akkurat det du trenger for best verdi.

Så her er noen av våre favorittverktøy for arbeidsflytbygging:

Airtable er hvordan vi holder oss organisert. Med Airtable du kan sette opp personlige visninger, tilpassede kanban-tavler og automatisere alt fra å lage en post til å sende en e-post.

jeg ser er det perfekte verktøyet for å skissere arbeidsflyten din. jeg ser fungerer som en samarbeidende tavle der hele teamet ditt – enten eksternt eller personlig – kan jobbe sammen for å bygge det du trenger å bygge.

Slakk er det universelle meldingssenteret for omtrent alle lag der ute. Og hvorfor ikke? Slakk integreres med stort sett alle appene du jobber med. Du kan hoppe inn i småprat, spille inn videoer og dele filer med alle i teamet ditt – eller bare én. Og det er GIF-ene. Hvem elsker ikke en god GIF?

Prosessgate. Du visste at det kom, ikke sant? Process Street arbeidsflyter er den sentrale kjernen i alt vi gjør. PTO-forespørsler, onboarding, helpdesk, opprettelse av denne siden... Alt gjort ved hjelp av en arbeidsflyt. Og – enten gjennom Zapier eller vår førstepartsautomatisering – kan alle disse arbeidsflytene kobles til Slack, Airtable og resten av programvarepakken vår.

Hvordan ser en arbeidsflyt ut?

Dette er omrisset av en prosess:

Dette er spesifikt omrisset av prosessen vår for innholdsskaping. Arbeidsflyten for denne prosessen har mange, mange flere trinn, en rekke betingede veier og en hel masse automatisering.

Men det var her det startet. Åtte trinn å komme fra begynnelsen av en oppgave til publisering.

Hvis du spurte noen i innholdsteamet om å beskrive denne prosessen, er jeg villig til å vedde på at den ikke ville være så kortfattet eller så spesifikk. Noen trinn vil bli utdypet, noen vil bli hoppet over, og selve beskrivelsen vil sannsynligvis være ganske ikke-lineær.

Det er bare slik folks hjerner fungerer. Derfor er det viktig å skissere prosessen din før du bygger arbeidsflyten.

Nå blir hvert av de åtte trinnene en del i en arbeidsflyt. Deretter deler vi hvert trinn ned til individuelle oppgaver.

For eksempel, i det første trinnet, Writer mottar en oppgave, ser arbeidsflytoppgavene omtrent slik ut:

1. Emne er valgt (Airtable-post generert via Slack)
2. Forfallsdato satt (lagt til kalenderen via Process Street arbeidsflyt)
3. Publiseringsdato satt (lagt til kalenderen via arbeidsflyt)
4. Redaktør er tildelt (Airtable-posten er oppdatert via arbeidsflyt)
5. Designteam er tildelt (Airtable-post generert via Airtable)
6. Forfatter mottar oppdrag (varsel mottatt via Slack and Process Street)

Disse seks oppgavene er delt inn i én enkelt handling. Dette forenkler prosessen og sikrer at ingenting blir utelatt. Uten disse automatiseringene ville det være veldig enkelt å sette en forfallsdato ved et uhell, men ikke publiseringsdatoen.

Hvis disse datoene ble lagt inn manuelt for alle, kan hvert teammedlem ende opp med å jobbe mot forskjellige forfallsdatoer – noe som kan forårsake store flaskehalser.

Hvordan få mest mulig ut av arbeidsflytene dine

Husk at en arbeidsflyt er et verktøy. Det er et nyttig verktøy og et allsidig verktøy, men det kan ikke gjøre alt.

Når du bygger arbeidsflyten din, må du ha en klar forståelse av prosessen du jobber med og resultatet du ønsker å oppnå. Identifiser hvilke oppgaver som kan automatiseres og hvilke som trenger en mer praktisk tilnærming.

Viktigst av alt, fortsett å jobbe med det. En god arbeidsflyt er i konstant endring fordi prosessen din – og dine behov – hele tiden endres. Hvis noe i arbeidsflyten din har blitt overflødig eller irrelevant, bli kvitt det. Hvis du legger til et nytt trinn i prosessen, sørg for at du også legger det til i arbeidsflyten din.

En god arbeidsflyt skal gjøre arbeidet enklere, ikke mer komplisert.