En virksomhet kan bare fungere til sitt fulle potensial med riktig prosessledelse. Men hva er den egentlige definisjonen av prosessledelse?
Ettersom mange virksomheter konverterte til fjernarbeid i løpet av 2020-pandemien, ble mye prosessledelse digital også. Mens ansatte til slutt kom tilbake til kontorene sine, hadde prosessledelsen funnet et nytt hjem i skyen.
Med denne plutselige endringen og interessen for å perfeksjonere prosessledelse, er det verdt å gjøre et dypdykk i hva prosessledelse faktisk er. Og som et selskap som, ærlig talt, tjente på det skiftet, har vi mye å si om saken.
I denne artikkelen vil vi definere prosessledelse, snakke om dens fordeler og utfordringer, og gi deg råd om hvordan du implementerer den i virksomheten din.
På slutten vil vi til og med legge inn en gratis mal for å hjelpe deg i gang.
Definisjonen av prosessledelse
Ok, så hva er prosessledelse egentlig?
Prosessledelse – eller Business Process Management (BPM) – er teknikken som brukes av organisasjoner for å analysere, optimalisere, overvåke og kontrollere ulike forretningsprosesser.
hvordan gjenopprette Outlook-passordet
Med BPM kan bedrifter:
- Automatiser tilbakevendende prosesser, slik at de alltid går jevnt
- Analyser tidligere prosesser for å se hva som gikk riktig og hva som ikke gjorde det
- Spor beregninger på tvers av ulike prosesser
- Utfør risikoanalyse for å redusere fremtidige risikoer
- Mål effektivitet ved å bruke tidligere data
Hvorfor bry seg med prosessledelse?
BPM er noe enhver organisasjon trenger fordi det hjelper deg bedre å forstå virksomheten din.
Ved å bruke BPM kan du analysere alle forretningsprosessene dine for å finne ineffektivitet og komme opp med løsninger for å fikse og optimalisere dem. Det gjør at den daglige driften går mye smidigere og forbedrer ressursforvaltningen.
Men det er bare de små fordelene.
De andre fordelene ved å gjøre dette er enorme. Ikke bare sparer det organisasjonen din for tid og penger, men det lar også bedriften svare på kundenes og markedets krav mye raskere.
Fordeler med å tydelig definere prosessledelse
Å forstå definisjonen av BPM betyr at du bedre kan skille den fra program- og prosjektledelse. Å vite forskjellen mellom de tre typene prosesser betyr at du vil kunne bruke dem alle effektivt.
slett Windows-sikkerhet
Med BPM er det viktig å huske at det er for tilbakevendende prosesser i organisasjonen din. Dette er vanligvis pågående prosesser i en virksomhet og har ikke en bestemt slutt, som for eksempel ansatt ombordstigning. Det er dens største differensierende faktor.
Prosjektledelse er levering av et bestemt produkt eller en bestemt tjeneste. Det er en klar begynnelse og slutt på det. Prosjekter er vanligvis engangsting som ikke gjentar seg, og et team kan bare jobbe med en om gangen.
Programledelse er et sted mellom de to andre. Den omhandler håndtering av gjensidig avhengighet mellom ulike prosjekter. I likhet med BPM er programledelse generelt pågående, men i motsetning til BPM omhandler den ikke prosessene knyttet til virksomheten som helhet.
Fordeler med å bruke prosessledelse
Prosessledelse er et kritisk aspekt ved enhver forretningsdrift, med sikte på å forbedre effektiviteten, redusere kostnadene og forbedre den generelle ytelsen. Her er noen viktige fordeler ved å bruke prosessadministrasjon:
Økt effektivitet
Implementering av prosessadministrasjon lar organisasjoner effektivisere driften, eliminere overflødige oppgaver og forbedre produktiviteten. Med klart definerte prosesser kan ansatte jobbe mer effektivt, noe som fører til tids- og kostnadsbesparelser.
Kontinuerlig forbedring
Ved å bruke prosessledelse kan virksomheter kontinuerlig overvåke og vurdere prosessene sine for å identifisere forbedringsområder. Dette gjør dem i stand til å foreta nødvendige justeringer, optimalisere arbeidsflyter og forbedre ytelsen på en kontinuerlig basis.
Forbedret kundeservice
Med forbedret effektivitet og strømlinjeformede prosesser kan organisasjoner yte bedre kundeservice. Prosesser som ordreoppfyllelse, klageløsning og kundeonboarding kan standardiseres og utføres konsekvent, noe som resulterer i forbedret responstid og kundetilfredshet.
Kostnadsbesparelser
Prosessstyring hjelper til med å identifisere flaskehalser, redundanser og ineffektivitet, slik at virksomheter kan optimalisere ressursallokeringen og redusere kostnadene. Ved å eliminere unødvendige trinn og automatisere manuelle prosesser, kan organisasjoner oppnå betydelige kostnadsbesparelser.
Forbedret beslutningstaking
Prosessledelse gir virksomheter sanntidsdata og innsikt i deres operasjoner. Dette gjør dem i stand til å ta informerte beslutninger basert på nøyaktig informasjon, noe som fører til bedre forretningsresultater og oppnåelse av strategiske mål.
Typer prosessledelse
Prosessledelse kan gjøre mye for å hjelpe deg med å nå dine forretningsmål, men du må være kjent med de forskjellige typene for å vite hvilken som er best for deg.
Ledelse av forretningsprosesser
Denne typen prosessledelse fokuserer på å forbedre forretningsprosesser og arbeidsflyter på tvers av ulike avdelinger eller funksjoner i en organisasjon. Den tar sikte på å optimalisere prosesser, forbedre effektiviteten og tilpasse dem til strategiske mål. Programvare for forretningsprosessadministrasjon er en fin måte å hjelpe deg med å sette opp et prosessstyringssystem.
Prosjektledelse
Prosjektledelse innebærer planlegging, gjennomføring og overvåking av et spesifikt prosjekt for å oppnå spesifikke mål innenfor en definert tidsramme. Det sikrer at prosjekter leveres til rett tid, innenfor budsjett, og oppfyller de ønskede kvalitetsstandardene.
Arbeidsflytstyring
Arbeidsflytstyring fokuserer på koordinering og optimalisering av oppgaver, aktiviteter og godkjenninger innenfor en definert prosess. Det sikrer at arbeidet rutes effektivt, tidsfrister overholdes og alle nødvendige trinn er fullført.
Program ledelse
Programledelse innebærer å administrere flere relaterte prosjekter som en koordinert innsats for å oppnå organisatoriske mål. Det innebærer å føre tilsyn med planlegging, gjennomføring og overvåking av flere prosjekter og sikre at de stemmer overens med strategiske mål.
Robotisk prosessautomatisering (RPA)
RPA innebærer bruk av programvareroboter eller roboter for å automatisere repeterende og regelbaserte oppgaver. Den har som mål å forbedre effektiviteten, nøyaktigheten og hastigheten ved å redusere manuell intervensjon og minimere feil.
Hvordan utdanne teamet ditt om definisjonen av prosessledelse
Teammedlemmer er mer utsatt for endringer enn mange ledere pleier å gi dem æren for. Men altfor ofte blir BPM møtt med en sett og glem holdning. Det er veldig liten endring.
Når det gjelder å utdanne teamet ditt i definisjonen av prosessledelse, er tilnærmingen din viktigere enn hvordan du formulerer definisjonen. Spør deg selv dette:
- Hvorfor vil jeg at teamet mitt skal vite definisjonen av prosessledelse?
- Hvordan vil teamet ha nytte av å kjenne definisjonen?
- Hva er mine forventninger til teamet etter at vi har diskutert BPM?
- Vil jeg ha lagets ideer, eller vil jeg bare at de skal vite hva BPM er generelt?
Hvis du bare vil at teamet ditt skal vite hva BPM er, er tilnærmingen din sannsynligvis ikke den rette.
Teammedlemmene dine er de som jobber med etablerte prosesser hver dag, og de vet sannsynligvis allerede hva som kan forbedres. Når du introduserer prosessledelse til teamet ditt, bør det være en måte for deg å åpne opp den kommunikasjonslinjen med teamet ditt.
De bør være komfortable med å komme til deg med sine ideer for å forbedre prosesser fra dette tidspunktet fremover. Ideene deres bør alltid lyttes til.
Forretningsprosessstyringsmodeller definert
Modellering av forretningsprosessledelse er handlingen for å representere en organisasjons prosesser slik at de kan analyseres, forbedres og potensielt automatiseres.
Hele ideen med BPM-modeller er å ha en fysisk representasjon av en prosess lagt ut på en måte som gir mening for alle som ser på den, enten det er ingeniører eller interessenter. Tenk på det som et tankekart.
Eksempler på prosessstyringsmodeller
Hvordan du går frem for å modellere forretningsprosessene dine er opp til deg, men det er noen få veletablerte modeller som hjelper deg i gang.
ring spektrum kundeservice
Flytskjemaer
Sannsynligvis de mest kjente modellene, flytskjemaer er enkle og enkle å lage. Bare ved å bruke en rekke former forbundet med piler, kan du enkelt demonstrere hvordan visse deler av en prosess flyter inn i en annen.
Disse fungerer generelt best for enkle prosesser eller for å forenkle mer kompliserte.
Forretningsprosessmodelleringsnotasjon
Business Process Modeling Notion (BPMN) kartlegger forretningsprosesser ved hjelp av en grafisk notasjon. Opprettet av Object Management Group (OMG), målet med BPMN er å gjøre selv de mest komplekse forretningsprosessene forståelige for alle i et team, fra programvareutviklere til forretningsanalytikere.
Du kan faktisk lære hvordan du oppretter et BPMN gratis på OMG sin nettside hvis dette er modellen du vil gå med.
Gantt-diagrammer
Gantt-kart ble laget av den amerikanske maskiningeniøren Henry Gantt og har eksistert i mer enn 100 år. Disse diagrammene brukes best for prosesser som er tidssensitive, da de bruker søyler for å spore tidsfrister for bestemte oppgaver eller prosjekter.
Gantt-diagrammer er sekvensielle og veldig enkle å forstå. Det er en god grunn til at de fortsatt brukes i dag.
Dataflytdiagrammer
Dataflytdiagrammer (DFD-er) lar deg visualisere datastrømmer. DFD-er fungerer som flytskjemaer, men har generelt en mye større nøkkel for å holde de forskjellige formene og fargene klare og organiserte.
Disse hjelper deg slik at du kan se hvordan data flyter i en prosess og mellom prosesser også. De er generelt bedre for teamet ditt og ikke interessenter fordi de kan bli litt kronglete avhengig av hvor mye data som blir representert.
hvordan velge all tekst i word
Implementere et prosessstyringssystem
Implementering av et prosessstyringssystem, selv for individuelle prosesser, trenger ikke å være komplisert. Bare følg disse trinnene:
Definer tydelig målene og målene
Dette vil gi grunnlaget for å identifisere de kritiske prosessene som må administreres og forbedres. Ved å sikre samsvar mellom prosessstyringssystemet og den overordnede forretningsstrategien, kan organisasjoner prioritere sin innsats og ta bedre beslutninger angående prosessoptimalisering.
Kartlegg de eksisterende prosessene
Dette innebærer å dokumentere trinnene, input, output og interessenter som er involvert i hver prosess. Prosesskartleggingsøvelsen gir en visuell representasjon av sekvensen av aktiviteter og hjelper til med å identifisere potensielle flaskehalser, ineffektivitet og redundanser i prosessene.
Identifisere forbedringsmuligheter
Dette gjøres ved å evaluere effektiviteten, effektiviteten og ytelsen til hver prosess. Key Performance Indicators (KPIer) kan defineres for å måle suksessen til prosessene og spore fremgang mot forbedringsmål.
Optimaliser prosessene
Prosessforbedring kan oppnås gjennom en rekke tilnærminger, for eksempel:
- Eliminerer unødvendige trinn
- Automatisering av manuelle oppgaver
- Omdefinering av roller og ansvar
- Implementering av beste praksis fra industristandarder
Ved å kontinuerlig overvåke og analysere prosessene, kan organisasjoner identifisere områder for optimalisering og implementere endringer for å drive effektivitet.
Utfordringer med implementering av nytt prosessstyringssystem
Implementering av et nytt prosessstyringssystem kan ha en del utfordringer. Her er noen av de vanlige hindringene organisasjoner kan møte under denne prosessen:
Motstand mot endring
Implementering av et nytt prosessstyringssystem krever ofte et skifte i tankesett og endringer i etablerte arbeidsflyter. Motstand mot endring kan komme fra ansatte som er vant til eksisterende prosesser og kan være nølende med å ta i bruk nye måter å jobbe på.
Mangel på buy-in
Vellykket implementering av et prosessstyringssystem er avhengig av støtte og innkjøp fra sentrale interessenter. Dersom beslutningstakere og ledere ikke fullt ut forstår fordelene eller ser verdien i systemet, kan det være utfordrende å få nødvendig støtte og ressurser.
hvordan installere google play store på datamaskinen
Begrensede ressurser
Implementering av et nytt system krever investeringer i teknologi, opplæring og ressurser. Begrensede budsjetter eller ressursbegrensninger kan by på utfordringer når det gjelder å skaffe de nødvendige verktøyene og tildele de rette personene til å drive implementeringsprosessen.
Dataledelse
Implementering av et prosessstyringssystem innebærer ofte å samle inn og analysere store mengder data. Å administrere og organisere disse dataene effektivt kan være en utfordring, spesielt hvis organisasjoner ikke har effektive databehandlingsprosesser på plass.
Integrasjon med eksisterende systemer
Organisasjoner kan allerede ha etablerte systemer og verktøy på plass, og å integrere det nye prosessstyringssystemet med disse eksisterende systemene kan være en kompleks oppgave. Å sikre sømløs integrasjon og jevn dataflyt mellom ulike systemer kan by på utfordringer.
Prosessstyringsmaler
Sjekk ut blogginnlegget vårt om viktige prosesser for HR-team. Noen ganger er det bedre å implementere BPM i HR-team først, og dette innlegget inneholder 60 gratis maler som teamet ditt kan prøve ut.
Hvis du har en vanskelig tid med å bestemme deg for hvilken du skal prøve først, anbefaler jeg denne:
Vis arbeidsflyt New Hire Onboarding Process Mal Klikk her for å legge til denne arbeidsflyten din gratis Process Street-konto .Hvordan optimalisere ditt prosessstyringssystem
Å optimalisere ditt prosessstyringssystem handler om å etablere et system for kontinuerlig forbedring.
Kontinuerlig forbedring betyr aldri å slå seg til ro. Det er ingen Dette fungerer bra, la oss la det være som det er, men snarere en holdning av, Dette fungerer bra, men er det en måte å gjøre det enda bedre?
Vi har et helt blogginnlegg fullt av råd om hvordan du kan bruke kontinuerlig forbedring for å optimalisere prosesser hvis du vil lære mer.
